Código Científico Revista de Investigación/ V.6/ N. E1/ www.revistacodigocientifico.itslosandes.net
ISSN: 2806-5697
Vol. 6 – Núm. E1 / 2025
pág. 1927
Eficiencia del almacenamiento y costo de inventario de la empresa
ferretera Gabyzu, Santo Domingo 2024
Storage efficiency and inventory costs of Gabyzu hardware company,
Santo Domingo 2024.
Eficiência de armazenamento e custo de estoque da empresa de hardware
Gabyzu, Santo Domingo 2024
Andy Nalia Rodriguez Segura1
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
andyrodriguezsegura@tsachila.edu.ec
https://orcid.org/0009-0000-1204-0016
Julio Cesar Chala Cuadros2
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
juliochala@tsachila.edu.ec
https://orcid.org/0000-0002-0053-645X
DOI / URL: https://doi.org/10.55813/gaea/ccri/v6/nE1/800
Como citar:
Rodriguez, S, Chala, J. (2025). Eficiencia del almacenamiento y costo de inventario de la
empresa ferretera Gabyzu, Santo Domingo 2024. Código Científico Revista de Investigación,
6(E1), 1927-1954.
Recibido: 31/01/2025 Aceptado: 26/02/2025 Publicado: 31/03/2025
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pág. 1928
Research Article
Volumen 6, Número Especial 1, 2025
Resumen
El estudio analizó la gestión de almacenamiento y su impacto en los costos de la empresa
ferretera “GabyZu”, con el objetivo de identificar deficiencias y proponer una estrategia para
optimizar los procesos de inventario y reducir gastos operativos. Se utilizó una metodología
mixta que combinó investigación exploratoria y descriptiva, aplicando técnicas de observación,
entrevistas y encuestas para recopilar datos sobre el manejo del inventario y el control de
costos. Los resultados mostraron que la empresa enfrentaba ineficiencias en la organización y
administración del almacenamiento, lo que aumentaba los costos y afectaba la calidad de los
productos. Con base en estos hallazgos, se diseñó una propuesta de mejora que incluyó la
implementación de nuevos procedimientos y sistemas de control para optimizar la cadena
logística y reducir errores en el manejo de inventarios. Se concluyó que una adecuada gestión
de almacenamiento no solo disminuiría los costos, sino que también mejoraría la calidad del
servicio y contribuiría a la sostenibilidad y rentabilidad a largo plazo de la empresa. La
propuesta beneficiaría a los diversos actores involucrados, agilizando los procesos operativos
y fortaleciendo el control de las actividades comerciales, lo que favorece el desarrollo
competitivo de “GabyZu”.
Palabras clave: Inventario, almacén, rentabilidad, costos, logística.
Abstract
The study analyzed warehouse management and its impact on costs at the hardware company
"GabyZu," with the goal of identifying deficiencies and proposing a strategy to optimize
inventory processes and reduce operating expenses. A mixed methodology combining
exploratory and descriptive research was used, applying observation techniques, interviews,
and surveys to collect data on inventory management and cost control. The results showed that
the company faced inefficiencies in warehouse organization and management, which increased
costs and affected product quality. Based on these findings, an improvement proposal was
designed that included the implementation of new procedures and control systems to optimize
the logistics chain and reduce errors in inventory management. It was concluded that proper
warehouse management would not only reduce costs but would also improve service quality
and contribute to the company's long-term sustainability and profitability. The proposal would
benefit the various stakeholders involved, streamlining operational processes and strengthening
control over commercial activities, which favors the competitive development of "GabyZu".
Keywords: Inventory, warehouse, profitability, costs, logistics.
Resumo
O estudo analisou a gestão de armazenamento e seu impacto nos custos da empresa de hardware
“GabyZu”, com o objetivo de identificar deficiências e propor uma estratégia para otimizar os
processos de estoque e reduzir despesas operacionais. Foi utilizada uma metodologia mista que
combinou pesquisa exploratória e descritiva, aplicando técnicas de observação, entrevista e
levantamento para coletar dados sobre gestão de estoques e controle de custos. Os resultados
mostraram que a empresa enfrentava ineficiências na organização e gestão da armazenagem, o
que aumentava os custos e afetava a qualidade do produto. Com base nessas constatações, foi
desenhada uma proposta de melhoria que incluiu a implementação de novos procedimentos e
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sistemas de controle para otimizar a cadeia logística e reduzir erros na gestão de estoques.
Concluiu-se que uma gestão adequada do armazenamento não só reduziria custos, mas também
melhoraria a qualidade do serviço e contribuiria para a sustentabilidade e rentabilidade da
empresa a longo prazo. A proposta beneficiaria os diversos atores envolvidos, agilizando os
processos operacionais e fortalecendo o controle das atividades comerciais, o que favorece o
desenvolvimento competitivo da “GabyZu”.
Palavras-chave: Estoque, armazém, rentabilidade, custos, logística.
Introducción
La gestión de inventarios y almacenamiento es un componente fundamental en la
operación de las empresas comerciales, especialmente en aquellas que dependen de la
disponibilidad continua de materiales y productos para satisfacer las demandas del mercado.
La eficiencia en el control de inventarios no solo contribuye a reducir costos, sino que también
optimiza los procesos logísticos, mejora el servicio al cliente y garantiza la rentabilidad
empresarial (Angeles & Panta, 2019). Según Krajewski y Ritzman (2008), los inventarios
juegan un papel crucial en la cadena de suministro, siendo esenciales para mantener el flujo
constante de producción y distribución sin interrupciones, lo que también permite a las
empresas adaptarse a imprevistos, como cambios en la demanda o retrasos de proveedores.
En el contexto de la empresa GabyZu, situada en la ciudad de Santo Domingo, se
presenta un escenario de desorganización en el manejo de su inventario, lo que afecta
directamente su eficiencia operativa y la satisfacción de sus clientes. La falta de un sistema
actualizado y eficiente de gestión de inventarios ha generado problemas como la acumulación
innecesaria de productos, desabastecimiento en algunos casos, y retrasos en los despachos, lo
que, como señalan los estudios previos (Gasbarrino, 2020; Hernández, 2019), puede incidir
negativamente en los costos operativos y en la competitividad de la empresa.
El objetivo de esta investigación es analizar la gestión de inventarios de GabyZu, para
identificar las causas de los problemas actuales y proponer soluciones prácticas que optimicen
su proceso de almacenamiento y distribución. La implementación de buenas prácticas en la
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gestión de inventarios, como el uso de tecnologías para la actualización en tiempo real y la
clasificación adecuada de los productos (Gasbarrino, 2020), permitirá a la empresa reducir los
costos asociados con el almacenamiento y mejorar el servicio al cliente, alineándose así con
las mejores prácticas de la cadena de suministro (CETYS, 2021).
La importancia de una adecuada gestión de inventarios no solo reside en la eficiencia
operativa, sino también en la competitividad de la empresa. De acuerdo con el concepto de
calidad descrito por Cubillos y Rozo (2009), un sistema de inventarios bien gestionado
contribuye a la mejora continua y a la satisfacción del cliente, elementos clave para el éxito de
cualquier organización en un mercado altamente competitivo. Por tanto, esta investigación se
plantea como una propuesta para mejorar la gestión de inventarios de GabyZu, con el objetivo
de optimizar su operación y reducir los costos asociados al manejo ineficiente de inventarios.
Metodología
Enfoque
El documento aplicó un enfoque mixto, es decir, se analizó tanto datos cualitativos
como cuantitativos extraídos de la empresa GabyZu, ubicada en Santo Domingo. Para los datos
cualitativos, se realizaron entrevistas con el gerente de la empresa, mientras que los datos
cuantitativos fueron recopilados de los colaboradores. Estos datos fueron procesados y
analizados para conocer la situación actual de la empresa respecto al inventario y despacho, y
con base en ello, se estableció una propuesta de mejora.
Alcance de la investigación
Investigación descriptiva
La investigación fue considerada descriptiva, ya que se pretendió determinar las
características y la situación actual de la empresa mediante el análisis de los datos recogidos
en campo. De este modo, se describió el estado de los procesos de inventarios y despacho de
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la empresa. A partir de estos datos, se estableció una propuesta de mejora para optimizar dichos
procesos.
Investigación exploratoria
Al tratarse de una investigación inédita dentro de la empresa GabyZu, se consideró
como una investigación exploratoria. A través de la entrevista al gerente, se exploró y analizó
la situación de la empresa en relación con los procesos de inventarios y despacho, obteniendo
un primer vistazo sobre lo que estaba sucediendo.
Contexto de la investigación
Población
Según la información obtenida en la empresa, se estableció que la población de la
empresa era de 6 personas.
Tabla 1.
Población
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
Gerente General
1
Ventas
1
Despacho
1
Bodeguero
2
Contador
1
Total
6
Muestra
Dado que la población de la empresa es de 6 personas, se tomó como referencia a toda
la población como muestra, ya que estos colaboradores son los únicos que intervienen
directamente en la adquisición de la mercancía que llega a la empresa.
Tabla 2
Diseño de la muestra
DESCRIPCIÓN
CANTIDAD
Gerente General
1
Ventas
1
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Despacho
1
Bodeguero
2
Contador
1
Total
6
Fuente: Obtenido de la investigación.
Al ser una empresa pequeña, la investigación no se vio sujeta a realizar una extracción
de muestra probabilística, sino que se extrajo una muestra no probabilística por conveniencia
en este proyecto.
Diseño de la investigación
Se trató de una investigación transversal, ya que se analizaron datos de diferentes
variables que fueron recopilados en un tiempo determinado, con una población o muestra
predefinida. Todo esto se determinó a partir de una problemática que tenía un impacto negativo
en la empresa, y se buscó proponer una sugerencia para mejorar la situación.
Recolección de datos
En este apartado se establecieron los métodos utilizados para la adquisición de
información en la empresa, especialmente en el área específica que se quería estudiar. El
objetivo fue obtener análisis y resultados más precisos respecto a la realidad de la organización
para proponer mejoras.
Técnicas
Encuesta
Durante la investigación, se recopilaron datos mediante una encuesta realizada a través
de Google Forms. Esta encuesta estuvo dirigida a los empleados involucrados en las áreas de
almacén e inventario de la empresa, y se formularon preguntas cerradas para recolectar
información que luego se tabuló y analizó, permitiendo establecer variables relevantes para el
proyecto.
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Entrevista
Se realizó una entrevista al gerente de la empresa GabyZu. La entrevista consistió en
preguntas abiertas, previamente aprobadas por el tutor y un experto en el área.
Observación
Se llevó a cabo una observación detallada del entorno de la empresa, con el fin de
registrar la información para su posterior análisis. Esta técnica permitió identificar errores o
falencias en los procesos, proporcionando información sobre cómo se gestionaban los procesos
logísticos dentro de la empresa.
Instrumentos de la investigación
Cuestionario de preguntas cerradas
Se elaboró un cuestionario con preguntas cerradas centradas en las variables de estudio,
específicamente en el inventario y despacho de la empresa GabyZu. Este cuestionario fue
aprobado por el tutor y un experto en el área de logística.
Cuestionario de preguntas abiertas
Se elaboró también un cuestionario con preguntas abiertas, enfocado en las mismas
variables del estudio (inventario y despacho). Este cuestionario fue validado por el tutor y un
experto en el área de la carrera de logística.
Resultados
Se usaron instrumentos que ayudan a plantear y comprender mejor los propósitos, estos
son la entrevista, encuesta y ficha de observación que son aplicados a las diferentes partes clave
de la empresa.
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Ficha de observación
Este método es un documento que ayuda a registrar hechos, comportamientos o
interacciones relevantes para un objetivo específico. En el presente documento ayuda a la
evaluación y recolección de datos con el fin de registrar los datos de manera sistemática para
mantener la consistencia y la objetividad de la investigación.
Tabla 3
Ficha de observación
N°
POSTULADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
1
¿Se observa un uso adecuado del
espacio en el almacén?
X
No existe un uso adecuado del almacenamiento
en la empresa, existe lugares estratégicos para
almacenar productos que no son usados.
2
¿Los productos están organizados
de manera lógica según su
frecuencia de rotación (productos de
alta rotación cerca del área de
picking)?
X
Los productos están organizados de manera que a
los productos de alta rotación hay que buscarlos
porque están ubicados en áreas alejadas y nada
estratégicas, lo que afecta el área de pincking
(donde se preparan los pedidos).
3
¿Se observan tiempos de búsqueda
excesivos para encontrar los
productos?
X
Los colaboradores al momento de buscar un
producto suelen tomarse mucho tiempo gracias a
que no se sabe a ubicación exacta de los productos
y a su vez se desconoce si hay o no la mercancía
en stock.
4
¿El inventario está actualizado y
correctamente registrado en el
sistema de gestión?
X
No hay un control correcto del inventario, por
cómo se había mencionado, los colaboradores
desconocen si hay o no cierto producto en stock.
5
¿El proceso de recepción y
almacenamiento de nuevos
productos es eficiente, sin causar
congestión en el área de trabajo?
X
Al tener el problema de inventario, ocasiona que
el negocio se llegue a saturar de clientes por lo
cual no reciben el producto deseado de manera
inmediata.
6
¿Se observa alguna actividad que
genere costos innecesarios, como
movimientos redundantes o
manipulación repetitiva de
productos?
X
Existen gastos innecesarios porque además de no
tener una comunicación adecuada existe una mala
manipulación de los productos y además hay
productos totalmente deteriorados que no
deberían estar en stock.
7
¿Se percibe que el área de
almacenamiento está optimizada
para evitar daños en los productos o
pérdidas por deterioro?
X
No se cuenta con un control de cuidado
establecido, los productos del lugar solo se dañan
por el tiempo que tienen ahí.
Nota. Tomado de investigación de campo, 2024
Fuente: Empresa ferretera GabyZu. Investigación de campo, 2024
Análisis: La empresa cuenta con múltiples mermas en el almacén y el inventario porque
no tienen un control adecuado de sus instalaciones y sobre cómo resolver el tema de
almacenamiento. Todo esto ocasionas gastos innecesarios, problemas en el despacho de
productos y exceso en stock de ciertos productos por el pésimo control del almacén dentro de
la organización.
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Tabla 4
Entrevista realizada al gerente de la ferretería GabyZu
Pregunta
Respuesta
Análisis
• ¿Cómo describiría la
relación entre la eficiencia
del almacenamiento y los
costos de inventario en su
organización?
La eficiencia del
almacenamiento y los costos
de inventario están
directamente relacionados. Un
almacenamiento eficiente
reduce la necesidad de espacio
adicional, mejora los tiempos
de manejo y evita
acumulaciones innecesarias de
productos. Esto significa
menos dinero invertido en
almacenamiento y menos
riesgos de obsolescencia o
deterioro del inventario
El entrevistado nos dice que existe
una buena relación entre
almacenamiento de inventario lo
que infiere de manera positiva en
la organización por tanto
disminuye costos y mermas que se
puedan efectuar en la empresa.
• ¿Qué factores considera más
importantes para mejorar la
eficiencia en la gestión del
espacio de almacenamiento y
cómo impactan estos en los
costos operativos?
Algunos factores clave incluyen la
organización del almacén, el uso
de sistemas de gestión de
inventarios, el diseño físico
eficiente y el análisis constante de
los niveles de stock. Estas
prácticas reducen los tiempos de
búsqueda, optimizan el espacio
disponible y minimizan los costos
relacionados con el exceso de
productos o el manejo ineficiente.
Considera que los sistemas
computarizados y un buen manejo
físico son base clave para que
exista eficiencia absoluta en la
empresa.
• ¿Cuáles son las principales
estrategias que implementa
para optimizar el uso del
espacio de almacenamiento
sin comprometer el acceso
rápido a los productos?
Uso de estanterías verticales para
maximizar el espacio disponible.
- Clasificación y etiquetado de
productos para facilitar el acceso
rápido.
- Implementación de un sistema de
inventario FIFO (Primero en
entrar, primero en salir) para evitar
el deterioro de productos.
Estas estrategias equilibran el uso
óptimo del espacio con la rapidez
en el acceso
Se menciona que el uso de nuevos
sistemas físicos así mismo como
un sistema de inventario se logaría
el equilibrio óptimo para un buen
manejo de almacenamiento e
inventario.
• ¿De qué manera las
tecnologías, como los
sistemas de gestión de
almacenes o la
automatización, han influido
en la reducción de costos de
inventario en su empresa?
Las tecnologías han sido un
cambio radical. Los sistemas de
gestión de almacenes nos ayudan a
monitorear en tiempo real los
niveles de stock, evitando pedidos
innecesarios y mejorando la
rotación. La automatización en
procesos de picking y clasificación
reduce errores y acelera los
tiempos, lo que disminuye los
costos operativos
Menciona que los sistemas
automatizados en la actualidad han
facilitado muchas actividades, las
ha hecho más rápidas y eficientes.
• En términos de rotación de
inventario, ¿cómo ajusta sus
prácticas de
almacenamiento para evitar
tanto el exceso como la falta
de stock, y cómo influye esto
en los costos generales?
Realizamos pronósticos de
demanda basados en datos
históricos y tendencias del
mercado. También usamos
sistemas que alertan sobre niveles
mínimos de stock para reabastecer
a tiempo. Esto nos ayuda a evitar
la sobrecompra, que genera costos
Se menciona que tienen estrategias
para realizar las compras, todo con
el fin de reducir excesos en el
stock y evitar sobre costos en el
inventario.
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de almacenamiento, y la falta de
productos, que impacta en las
ventas
• ¿Ha notado alguna
correlación directa entre la
eficiencia del
almacenamiento y la
reducción de costos
relacionados con el manejo o
transporte de inventarios?
Sí, cuando el almacenamiento es
eficiente, los productos se
encuentran fácilmente y se
reducen los tiempos y esfuerzos de
manejo. Esto, a su vez, disminuye
costos relacionados con la mano
de obra y el desgaste de los
equipos de transporte interno,
como montacargas
Nos dice que, si existe una
relación directa porque entre más
eficiente es el almacenamiento, se
reducen los costos de mano de
obra en el inventario.
• ¿Qué impacto tiene el diseño
físico del almacén en los
costos de inventario,
especialmente en términos
de tiempos de picking,
manipulación y
almacenamiento de
productos?
El diseño físico es fundamental.
Un almacén bien distribuido
reduce los tiempos de
desplazamiento durante el picking,
mejora el flujo de trabajo y
disminuye los costos asociados
con la manipulación. Por ejemplo,
agrupar productos de alta rotación
cerca de las áreas de despacho ha
sido clave para nosotros.
Establece que el diseño del
almacén infiere de manera directa
en temas como el de costos porque
según la ubicación de los
productos se genera una
manipulación agilizada y es ahí
donde se determina el costo de la
mano de obra y el tiempo que se
toma en trasladar el producto, por
lo cual la organización cree que
tener a los productos de alta
rotación cerca de las áreas de
despacho, ayuda con los temas
mencionados al principio.
• ¿Cómo gestionan los
inventarios de productos de
baja rotación y qué medidas
toman para evitar que estos
generen costos adicionales
de almacenamiento?
Realizamos revisiones periódicas
de los productos de baja rotación
y, si es necesario, implementamos
promociones o descuentos para
reducirlos. También los
almacenamos en áreas menos
accesibles para priorizar el espacio
para productos de alta demanda,
minimizando el impacto en los
costos operativos.
Usan estrategias de mercadeo para
gestionar el stock de productos
que llevan mucho tiempo dentro
del almacén y a su vez los ubican
en un espacio designado para que
sea más estratégica su venta.
• ¿Cuál considera que es el
principal desafío al intentar
equilibrar la eficiencia en el
almacenamiento con la
necesidad de minimizar los
costos de inventario, y cómo
lo aborda su equipo?
El mayor desafío es mantener un
balance entre tener suficiente
stock para satisfacer la demanda y
no sobrecargar el almacén con
inventarios innecesarios. Lo
abordamos con planificación
basada en datos, monitoreo
constante y colaboración entre los
equipos de compras, logística y
ventas.
La empresa usa actividades que le
ayudan al manejo equilibrado entre
almacén e inventario, con el fin de
satisfacer la demanda y no sobrecargar
el almacén con inventario innecesario.
Nota. Tomado de investigación de campo, 2024
Fuente: Empresa ferretera GabyZu. Investigación de campo, 2024
Análisis general: Con base en datos obtenidos, se revela que se mantiene una idea
clara respecto al tema de almacenamiento e inventarios, sin embargo, esta percepción
contrasta con la realidad operativa de la empresa, ya que, a pesar de contar con procesos y
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estrategias teóricamente favorables, se evidencian discrepancias en la práctica que afectan la
eficiencia y generan pérdidas significativas.
Encuesta
Tiene como objetivo extraer información sobre una población o un grupo de interés a
partir de preguntas específicas.
Tabla 5
Preguntas realizadas en la encuesta
Pregunta
Respuesta
Detalle
Porcentaje
1. ¿Crees que el diseño actual del almacén facilita
un almacenamiento eficiente de los productos?
Sí
1
20%
No
4
80%
2. ¿Consideras que el uso de tecnologías (como el
sistema de gestión de almacenes) ha mejorado la
eficiencia en el almacenamiento?
Sí
2
40%
No
3
60%
3. ¿Con qué frecuencia son capacitados por la
empresa con temas de almacenamiento e
inventario?
Semestralmente
1
20%
No nos capacitan
4
80%
4. ¿El exceso de inventario en el almacén afecta
directamente los costos operativos de la empresa?
Sí
3
60%
No
2
40%
5. ¿En tu experiencia, la organización y
disposición de los productos en el almacén
contribuye a reducir los tiempos de picking?
Sí
5
100%
No
0
0%
6. ¿Qué tipos de almacenamiento utilizan en la
empresa?
No existe
5
100%
(Otras opciones)
0
0%
7. ¿Los productos de baja rotación ocupan un
espacio significativo en el almacén que podría
utilizarse para productos de mayor rotación?
Sí
3
60%
No
2
40%
8. ¿En los últimos seis meses, se han
experimentado costos adicionales debido a la falta
de espacio en el almacén?
Sí
2
40%
No
3
60%
9. ¿Consideras que el volumen de inventario
almacenado en el almacén es adecuado para evitar
tanto el exceso como la escasez de productos?
Sí
1
20%
No
4
80%
10. ¿El almacenamiento eficiente de productos ha
permitido reducir los costos asociados con la
manipulación y transporte de inventarios?
Sí
2
40%
No
3
60%
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Figura 1. Grafica de los resultados obtenidos de la encuesta realizada
Análisis: El 40% de los encuestados, compuesto por dos personas, se inclinó por la
opción afirmativa, mientras que el 60% restante, conformado por tres personas, opto por la
negativa. Esto indica que, en general, la mayoría considera de poca importancia el impacto de
la manipulación y el transporte de la mercancía en los costos de inventario dentro de la
organización.
Propuesta
Manual de procedimientos para el manejo de almacenes y buena gestión de inventarios
Introducción
En la actualidad es indispensable mantener la máxima rentabilidad de la empresa
estableciendo normas y procedimientos para el adecuado control en las operaciones del
almacén de herramientas, refacciones y accesorios.
0% 20% 40% 60% 80% 100%120%
Sí
No
Sí
No
Semestralmente
No nos capacitan
Sí
No
Sí
No
No existe
(Otras opciones)
Sí
No
Sí
No
Sí
No
Sí
No
1.
¿Crees
que el
diseño
actual
del
almacé
n
facilita
un
almace
namien
to
eficient
e de
los
produc
tos?
2.
¿Consi
deras
que el
uso de
tecnolo
gías
(como
el
sistema
de
gestión
de
almace
nes) ha
mejora
do la
eficien
cia…
3.
¿Con
qué
frecuen
cia son
capacit
ados
por la
empres
a con
temas
de
almace
namien
to e
inventa
rio?
4. ¿El
exceso
de
inventa
rio en
el
almacé
n
afecta
directa
mente
los
costos
operati
vos de
la
empres
a?
5. ¿En
tu
experie
ncia, la
organiz
ación y
disposi
ción de
los
produc
tos en
el
almacé
n
contrib
uye a
reducir
los
tiem…
6.
¿Qué
tipos
de
almace
namien
to
utilizan
en la
empres
a?
7. ¿Los
produc
tos de
baja
rotació
n
ocupan
un
espacio
signific
ativo
en el
almacé
n que
podría
utilizar
se para
produc
tos…
8. ¿En
los
últimos
seis
meses,
se han
experi
mentad
o
costos
adicion
ales
debido
a la
falta de
espacio
en el
almacé
n?
9.
¿Consi
deras
que el
volume
n de
inventa
rio
almace
nado
en el
almacé
n es
adecua
do para
evitar
tanto el
exceso
com…
10. ¿El
almace
namien
to
eficient
e de
produc
tos ha
permiti
do
reducir
los
costos
asociad
os con
la
manipu
lación
y…
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Necesariamente todas las personas que intervienen en el área de recepción, despacho y
control de las existencias del almacén deben estar adiestradas y conscientes de la importancia
que representa mantener el nivel máximo de eficiencia en el manejo de dichos inventarios y en
el flujo de información hacia las áreas involucradas para su correcta aplicación y registro, de
tal forma que los estados financieros reflejen cifras razonables y representativas del volumen
de artículos almacenados.
La adecuada aplicación del presente documento sirve de base para cumplir con los
ordenamientos de responsabilidades para mantener un control del almacene equilibrado dentro
de la empresa.
Objetivos:
• Control físico y documental de las recepciones de los productos adquiridos a
proveedores.
• Revisión detallada de los productos según los documentos que los amparan, asegurando
que se trata del bien solicitado en la orden de entrega o pedido.
• Controlar el volumen de existencias para evitar mermas.
• Mantener actualizado y conciliados los registros de contabilidad y del almacén.
• Evitar inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las inversiones en el
inventario.
Valores Corporativos
El cliente primero:
La empresa estará a disposición de las demandas impuestas por los clientes ofreciendo
siempre el mejor de los tratos.
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Calidez y sencillez:
El personal de la empresa se caracterizará por la sutileza y sobriedad dentro de la
empresa, generando un ambiente más tranquilo y cómodo.
Desarrollo personal y profesional:
Los colaboradores de la empresa comercial Reina del Cisne estarán totalmente
capacitados para efectuar de la mejor manera todas sus actividades sin provocar
inconvenientes.
Trabajo en equipo:
Dentro de la empresa siempre va a existir un ambiente de comodidad entre trabajadores,
dándose la mano entre compañeros para poder así agilizar y generar mejores resultados.
Inclusión y diversidad:
La empresa abre sus puertas a todo público sin restricción, hay políticas de cero
tolerancias a la discriminación de cualquier índole.
Actividad principal de la empresa
Venta al por menor de productos de ferretería tales como herramientas, tubos, tornillos
y todo tipo de mercancía que tenga que ver con el tipo de negocio que se está estudiando.
Realizando ventas en la ciudad, pero también realizando entregas de manera interprovincial.
Factibilidades donde se observan mejoras dentro del empresa
Factibilidad Humana
En el recurso humano va a ayudar a tener un mejor desenvolvimiento de la empresa al
poder controlar sus actividades y estar dispuestos a emplear sus productos generados por el
proyecto para tener en claro lo que busca, lo que tiene, y hasta dónde puede llegar.
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Factibilidad Operativa
Este plan logístico operativo, va a ayudar agilizar los procesos, se va disminuir tiempo
lo cual también viene disminuyendo costos. Para asegurar el equipamiento de producción,
distribución, y disponibilidad de suministros.
Factibilidad Económico
Al optimizar cada uno de sus espacios y mejorar sus errores en su nivel económico de
la empresa, se va ver mejorado por no presentar tantas falencias y a su vez poder ingresar más
personas siendo un comercial mejor ordenado y visible para identificar la demanda del mercado
evaluar la rentabilidad garantizando el éxito en el desarrollo de sus productos. Este recurso
tiene en fin ordenar la economía de la empresa optimizando sus actividades.
Normas generales
1. Los titulares del área involucrada son responsables de cumplir y hacer cumplir el
procedimiento.
2. Las actividades y organización del personal derivadas de las operaciones del almacén
se deberán determinar de acuerdo con las políticas establecidas en este manual de
procedimientos sin contravenir las normativas establecidas por otras áreas, pero
siempre vigilando el buen desempeño de los empleados y protegiendo los intereses de
la organización.
3. Las actividades mencionadas y enumeradas en este manual deberán realizarse de
acuerdo con el puesto, cargo o plaza que ocupa el empleado, en caso de no existir el
cargo, las actividades serán efectuadas por el empleado responsable que haya sido
designado.
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4. Mantener un control de existencias bajo el concepto de entradas y salidas, así como el
saldo que permanece, se realiza con base en un sistema Kardex, ya sea de manera
manual o mediante un sistema de cómputo.
5. Para una adecuada administración se divide el almacén en dos áreas: administrativa y
operativa.
a. El área administrativa manejara todo lo referente a la elaboración de procesos y
distribución de la información y documentación.
b. El área operativa manejara recepción, entrega, almacenamiento y conservación de
los productos y materiales.
6. Los colaboradores de todas las áreas deberán solicitar y utilizar los materiales y
artículos atendido las políticas de austeridad y racionalidad del gasto:
a. Solicitar únicamente al almacén los productos a distribuir o vender.
b. Evitar acumulación de artículos y productos en el área de trabajo, específicamente
en la recepción.
c. El área de contabilidad deberá efectuar los registros contables necesarios para que
las existencias reubicadas queden con cargo al almacén.
Funciones y responsabilidades
Se van a describir las funciones y responsabilidades del personal del almacén general,
cabe recalcar que dichas funciones son enunciativas y no limitativas, en consecuencia, no
deberán frenar las operaciones y buen funcionamiento del almacén:
Responsable de la jefatura del almacén
a) Es responsable del buen funcionamiento de todo el almacén, de acuerdo con los
objetivos establecidos.
b) Apoya a las zonas débiles, hasta que puedan reforzarse.
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c) Debe cerciorarse de que están cubiertos todos los puestos, deberes y funciones.
d) Da especial atención a la seguridad personal y adiestramiento de los empleados a su
cargo.
e) Proporciona la información relativa a las operaciones del almacén a las áreas
involucradas en el manejo y control de este.
f) Planea el futuro y constante mejoramiento de las operaciones del almacén.
Secretario o personal designado para esta labor
a) Encargado de los archivos y registros confidenciales del jefe.
b) Desempeña los trabajos de rutina de la oficina, para que el jefe o encargado, este en
libertad de tomar decisiones importantes y se encargue de la planeación y buen
funcionamiento del almacén.
c) Conoce los deberes del personal administrativo y les ayudará a desempeñarlos, durante
los periodos de exceso de trabajo y durante ausencias.
Recepcionista de materiales
a) Responsable de verificar que los materiales comprados reúnan las especificaciones
indicadas en las ordenes de entrega o pedidos y genera la documentación necesaria para
su registro, control y pago correspondiente.
b) Se encarga de llevar un adecuado control de la documentación e información por
recepciones, permitiendo un flujo rápido y continuo.
c) Auxilia a las diferentes áreas del almacén cuando se requiera.
Personal sindicalizado
a) Queda sujeto a las actividades que les asignen, para que de acuerdo con las necesidades
del almacén no se limite la fuerza de trabajo del personal.
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Procedimiento para almacenar los productos
• Se selecciona el área para almacenar los productos.
• Se verifica qué el área para almacenar sea la correcta
• Si es adecuada, ubicarlas en los stands los productos para exhibir y el resto ubicarla en
estanterías, si no es adecuada acondicionar un espacio dentro del almacén para
almacenarlos.
• Identificar si todos los productos pueden ser ubicados en los estands.
• Si se puede almacenar toda la mercadería en las estanterías, mantener el método de
almacenamiento actual.
• Si no se almacena toda la mercadería, ubicarla en un área estratégica dentro del
almacén.
Procedimiento para el control de inventario
Antes de realizar el inventario se debe saber si se va a realizar un inventario físico o
virtual, en el caso de que el negocio cuente con un sistema de inventario se lo realizará de
manera virtual, caso contrario será de manera física.
• Verificar el listado de productos que comercializa la empresa.
• Identificar el stock actual de los productos existentes.
• Realizar una proyección sobre las cantidades a solicitar
• Enviar proyección a gerencia para que sea revisada y aprobada
• Se aprueba proyección y se realiza próximo pedido.
Procedimiento para la recepción de mercadería
• Recibir las mercancías en el almacén, este día ya es estipulado por el proveedor.
• Inspeccionar la mercancía, revisar con la factura o nota de entrega.
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• Si el contenido es correcto y está en buen estado, se acepta y se ingresa la mercancía
para luego ser almacenadas.
• Si el contenido no es correcto, existen faltantes o están en mal estado, se procederá a
devolver la mercancía al proveedor dejando una nota de reclamo.
Figura 2. Flujograma de inventario
INICIO
INICIO
INICIO
Se recibe la
mercancía con la guía
de remisión
Entrega de documentos
al encargado de
inventario o logística
Actualizar stock,
precios y descuentos
Se entrega el documento
físico de inventario a la
contabilidad
Con los documentos se
ingresan productos al
sistema
Recibe documentos y
realiza el asiento
Archiva
FIN
FIN
FIN
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Figura 3. Flujograma de almacén
INICIO
ALMACEN
RECEPCION DE PRODUCTOS
REVISAR EL PRODUCTO
¿EL PRODUCTO
ES
SATISFACTORIO?
REGISTRO DE PRODUCTOS
DEVOLVER EL PRODUCTO
SALIDA
CALIFICAR Y ORDENAR
PRODUCTOS
REGISTRO DE INVENTARIOS
FIN
SI
NO
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Tabla 6.
Factores y costos de inventario que inciden en la empresa Gabyzu, Santo Domingo 2024.
Actividades principales de la organización
Actividades del área de abastecimiento:
• Realizar un método ABC que genere mejor capacidad de abastecimiento dentro de la
empresa
• Mantener registro detallado de lo adquirido
• Control de inventarios para poder tomar control real de las existencias dentro de la
empresa
• Ubicar las diferentes mercancías en perchas dependiendo su naturaleza
• Contar con pronóstico de demanda
FACTOR
DESCRIPCION
INCIDENCIA COSTOS
La ubicación
Costes relacionados con la
infraestructura del propio almacén,
desde alquiler o propiedad del lugar,
hasta la financiación que haya sido
necesaria, el mantenimiento o
reparación del transporte, los
impuestos pertinentes y los seguros.
La ubicación de los productos es un
factor relevante porque determina
el tiempo que se toma para
entregarlo al comprador, por lo
cual entre más alejado y escondido
está el producto más tiempo toma
en entregárselo al cliente.
El tipo de producto
Coste de los seguros, que va a
depender del tipo de mercancía que
se almacene.
Otro punto importante es conocer
el tipo del producto y sus
características, puesto que esto
determina la forma adecuada de
manipulación, lo que ayuda a
prevenir posibles daños.
El tamaño del almacén
Gastos relacionados con la
maximización de la capacidad de
almacenaje y la optimización de las
cargas existentes en el interior.
Los productos deben ubicarse de
manera que se adapten al tamaño
del almacén caso contrario pueden
existir un uso de espacio
innecesario afectando el alcance de
productos y la misma movilización
del personal.
La eficiencia de la gestión
Costos de almacenamiento que
permiten mantener activo el almacén
y su flujo material, tales como,
costos de personal, el costo de los
equipos técnicos, su amortización y
financiación.
El personal debe estar debidamente
capacitad, debido a la falta de
información puede llevar a cometer
errores, como dañar productos o
realizar inventarios incorrectos, lo
cual genera gastos elevados e
innecesarios para la empresa.
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Actividades del área de ventas:
• Asesorar a los prospectos o clientes
• Representar de la mejor manera la imagen de la empresa dando una buena
atención del cliente
• Buscar fidelizar mediante buenas atenciones y promociones a los clientes
• Idear planes de mejoramiento continuo según los feedbacks de los clientes
Definición de criterios
Dentro de este apartado se establecen criterios claves para un buen manejo del
inventario con el fin de eliminar mermas desde los tres puntos que se establecen, cada uno
acompañado de un KPI para medir el nivel de repuesta y considerar si se está observando un
cambio o si se debe mejorar o eliminar ciertos puntos, esto de la mano con el ciclo PHVA para
tener un proceso ordenado.
Tabla 7
Definiciones de criterios
CRITERIOS
EXPLICACION
MEDICION
Tasa de rotacion de
inventarios
Mide la cantidad de veces que los
aprovisionamientos de mercancía se
transforman en pedidos completados durante
un periodo de tiempo determinado, en general,
un año. Entre más elevada la tasa de rotación
más beneficiosa es para la empresa.
Tasa de rotación de inventario =
coste de los productos
vendidos/valor promedio de
existencias
Indice de rotura del
stock
Muestra el porcentaje de pedidos que no son
satisfechos por ausencia de stock suficiente
para satisfacer la demanda.
Índice de rotura de stock =
(número de pedidos no
satisfechos/número total de
pedidos) x 100
Days on hand
Contabiliza el tiempo que los artículos
permanecen almacenados en la instalación.
Manifiesta cuantos días necesita la empresa
para renovar completamente el stock.
Days on hand = valor de inventario
promedio/ (valor de bienes
vendidos anualmente/365)
Tiempo de
almacenamiento
Tiempo promedio que un producto permanece
en el almacén antes de ser enviado.
TA= (Suma de días en el almacén/
Numero de productos)
Precision del
inventario
Porcentaje de precisión en la cantidad de
productos registrados en el inventario.
PI= (Cantidad real/ Cantidad
registrada) x 100
Costos de
almacenamiento
Costo total asociado con el almacenamiento
de productos, incluyendo espacio, mano de
obra y equipo.
CA= (Costo de espacio + Costo de
mano de obra + Costo de equipo) /
Volumen de inventarios.
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Figura 3. Metodología del Plan Estratégico
Dentro de esta metodología se podrá establecer si la propuesta afecta de manera positiva
o negativa dentro de la empresa, esto mediante el ciclo PHVA con el fin de probar el cambio y
eliminar los problemas recurrentes. A continuación, se presentan diferentes métodos de
almacenamiento para la empresa:
Almacén ordenado
Cada mercancía tiene asignado un espacio predeterminado. Normalmente son
ubicaciones a medida o preparadas para la mercancía asignada.
• Almacén caótico o hueco libre
Se asignan las ubicaciones a medida que se recibe la mercancía, normalmente se trata
de ubicaciones estandarizadas.
• Método LIFO (Last In, First Out)
En este procedimiento, el producto recién entrado se ubica delante o encima del que ya
se tenía almacenado. Cuando llega un pedido se toma el producto que está más a la mano, el
primero que se encuentra y que normalmente coincide con el ultimo que ha entrado.
•Identificar
problemas en el
alamacenamineto
actual
•Identificar las
causas
Actuar
•Planificar y diseñar
acciones
Planificar
•Implementar acciones
•Analisis de decisiones
Hacer
•Establecer mecanismos de
seguimiento y control
Verificar
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• Método FIFO (First In, First out)
La última mercancía entrada se debe ubicar de manera que facilite la salida del producto
con mayor antigüedad que se tenga en el almacén. Este método facilita la trazabilidad del
articulo y reduce el almacenaje de productos obsoletos, al dar salida primero a los más antiguos.
• Clasificación ABC
Tiene como objetivo controlar, gestionar y facilitar movimientos y entradas de
almacenaje y salidas de forma rigurosa y ágil, rápida y beneficiosa para la empresa.
• Productos o artículos A: productos de una rotación alta o muy alta. Normalmente
constituyen entre el 15% y 20% de los artículos y representa entre el 60% y 80% de
los movimientos, las ventas, los costos y el inventario.
• Productos o artículos B: productos con una rotación media. Normalmente
constituyen entre el 25% y 35% de los productos y representan entre el 10% y 20% de
los movimientos, las ventas, los costos y el inventario.
• Productos o artículos C: productos con una rotación baja o muy baja. Normalmente
constituyen entre el 40% y 60% de los artículos y representan entre el 5% y 10% de
los movimientos, las ventas, los costos y el inventario.
Discusión
La implementación de un sistema eficiente de gestión de inventarios es crucial para la
optimización de costos y mejora de la competitividad de las empresas. Como señalan diversos
estudios, la correcta gestión de los inventarios contribuye directamente a la reducción de costos
operativos y a una mejora en la disponibilidad de productos para el cliente (Angeles & Panta,
2019; Hernández, 2019). Esta mejora no solo impacta los procesos internos de la empresa, sino
que también optimiza la cadena de suministro en su conjunto, permitiendo una mejor respuesta
a las necesidades del consumidor final (CETYS, 2021).
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De acuerdo con la literatura, un control adecuado de inventarios implica la
implementación de estrategias como el método ABC, que clasifica los productos en función de
su importancia y valor (Gasbarrino, 2020). Este enfoque ayuda a priorizar el control y la gestión
de productos de mayor valor, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones y reducción
de desperdicios (Westricher, 2020). Además, la adopción de normas de calidad como ISO 9000
es fundamental para garantizar la eficiencia en los procesos logísticos (Asociación Española
para la Calidad, 2021; Orellana, 2020), ya que estas normas proporcionan directrices que
aseguran la calidad del servicio y la mejora continua.
La logística, como componente esencial en la gestión de la cadena de suministros, juega
un papel decisivo en el manejo de inventarios (Serrato, 2023). La cadena de suministros debe
estar estructurada de manera que permita una integración fluida de todas las actividades
logísticas, desde la adquisición de insumos hasta la entrega final al consumidor (Pulido, 2014).
La correcta planificación y optimización de estos procesos reduce los tiempos de respuesta y
los costos asociados a la logística (Cortes, 2020; Dorta, 2013).
Conclusión
Implementar estrategias de que aborden temas de planificación dentro de la empresa
para mantener un mejor enfoque de las actividades.
Es importante realizar controles constantes en los procesos relacionados con la gestión
de inventarios, para evaluar el impacto de la implementación de esta nueva herramienta. De
esta manera, se podrá verificar si el plan contribuye a mejorar la eficiencia en el manejo de
inventarios y, por ende, asegurar que el control administrativo funcione conforme a lo
esperado, lo que permitirá obtener resultados positivos en la empresa.
Se recomienda que la empresa implemente un manual de gestión de almacenes e
inventarios, con el objetivo de establecer mejores estándares de control y rentabilidad para sus
productos. Además, fundamental capacitar tanto al personal administrativo como operativo en
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el uso de esta nueva herramienta, asegurando que todos adquieran los conocimientos necesarios
para su correcta aplicación y un mejor desempeño en sus funciones.
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