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-
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Vol.
6
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Núm. E
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Influencia de las herramientas digitales en la gestión
administrativa de la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio.
Influence of digital tools in the administrative management of the Salesian
Educational Unit Domingo Savio.
Influência das ferramentas digitais na gestão administrativa da Unidade
Educacional Salesiana Domingo Sávio.
Cevallos Sinche
,
Norma Lucía
Instituto Superior
Tecnológico Portoviejo
con Condición Superior Universitario
norma.cevallos@itsup.edu.ec
https://orcid.org/0000
-
0002
-
6656
-
4293
Sánchez Parrales, Ligia Vanessa
Instituto Superior
Tecnológico Portoviejo
con Condición Superior Universitario
ligia.sanchez@itsup.edu.ec
https://orcid.org/0000
-
0002
-
1719
-
8944
DOI /
URL:
https://doi.org/10.55813/gaea/ccri/v6/nE1/705
Como citar:
Cevallos Sinche, N. L., & Sánchez Parrales, L. V. (2025). Influencia de las herramientas
digitales en la gestión administrativa de la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio.
Código
Científico Revista De Investigación
, 6(E1), 623
–
645.
https://doi.org/10.55813/gaea/ccri/v6/nE1/705
.
Recibido
:
02
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0
2
/202
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Aceptado
:
27
/0
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Publicado
:
31
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Resumen
El estudio analiza la influencia de las herramientas digitales en la gestión administrativa de la
Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio, destacando su impacto en la eficiencia operativa
y en la toma de decisiones. El objetivo es identificar barreras y proponer estrategias para la
optimización de la digitalización administrativa. Se emplea una metodo
logía mixta,
combinando encuestas estructuradas con análisis estadísticos y entrevistas cualitativas
dirigidas al personal administrativo y docente. Los resultados evidencian que, aunque la
mayoría de los encuestados reconoce la importancia de las herramie
ntas digitales, persisten
desafíos como la falta de capacitación, la resistencia al cambio y las limitaciones en
infraestructura tecnológica. La discusión destaca la necesidad de invertir en formación digital
continua, modernización de equipos y estrategia
s de seguridad cibernética para mejorar la
implementación de tecnologías en la administración escolar. En conclusión, la digitalización
representa una oportunidad clave para mejorar la eficiencia organizativa, pero su éxito depende
de una planificación int
egral que incluya capacitación, inversión tecnológica y políticas
institucionales que fomenten la transformación digital.
Palabras clave:
digitalización administrativa; educación; tecnología; innovación
organizacional; gestión educativa.
Abstract
The study analyzes the influence of digital tools in the administrative management of the
Salesian Educational Unit Domingo Savio, highlighting its impact on operational efficiency
and decision making.
The objective is to identify barriers and propose
strategies for the
optimization of administrative digitalization. A mixed methodology is used, combining
structured surveys with statistical analysis and qualitative interviews with administrative and
teaching staff. The results show that, although most re
spondents recognize the importance of
digital tools, challenges such as lack of training, resistance to change and limitations in
technological infrastructure persist. The discussion highlights the need to invest in continuous
digital training, equipment m
odernization and cybersecurity strategies to improve the
implementation of technologies in school administration. In conclusion, digitization represents
a key opportunity to improve organizational efficiency, but its success depends on
comprehensive planni
ng that includes training, technological investment and institutional
policies that promote digital transformation.
Keywords:
administrative digitalization; education; technology; organizational innovation;
educational management.
Resumo
O estudo analisa a influência das ferramentas digitais na gestão administrativa da Unidade
Educativa Salesiana Domingo Savio, destacando o seu impacto na eficiência operacional e na
tomada de decisões. O objetivo é identificar barreiras e propor estratégia
s para a otimização da
digitalização administrativa. É utilizada uma metodologia mista, combinando inquéritos
estruturados com análise estatística e entrevistas qualitativas com pessoal administrativo e
docente. Os resultados mostram que, embora a maioria
dos inquiridos reconheça a importância
das ferramentas digitais, persistem desafios como a falta de formação, a resistência à mudança
e as limitações das infra
-
estruturas tecnológicas. O debate salienta a necessidade de investir na
formação digital contínu
a, na modernização do equipamento e em estratégias de
cibersegurança para melhorar a aplicação das tecnologias na administração escolar. Em
conclusão, a digitalização representa uma oportunidade fundamental para melhorar a eficiência
organizacional, mas o
seu sucesso depende de um planeamento abrangente que inclua
formação, investimento tecnológico e políticas institucionais que promovam a transformação
digital.
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Palavras
-
chave:
digitalização administrativa; educação; tecnologia; inovação organizacional;
gestão educacional.
Introducción
La gestión administrativa en las instituciones educativas es un proceso fundamental que
permite organizar, coordinar y optimizar los recursos disponibles para garantizar un
funcionamiento eficiente y eficaz. Con el avance de la
tecnología, la transformación digital ha
generado cambios significativos en la manera en que las organizaciones gestionan sus procesos,
y el sector educativo no ha sido la excepción. En este contexto, las herramientas digitales han
adquirido un papel cruci
al, ya que facilitan la administración documental, mejoran la
comunicación interna y externa, y optimizan la toma de decisiones estratégicas (Abad et al.,
2024). A pesar de estos avances, la implementación de herramientas digitales en la gestión
administra
tiva de las instituciones educativas sigue enfrentando diversos desafíos,
especialmente en términos de infraestructura tecnológica, capacitación del personal y
resistencia al cambio (Becerra Bizarrón, 2022).
En la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio, la adopción de herramientas
digitales en los procesos administrativos ha sido un proceso en desarrollo. Sin embargo, aún se
evidencian diversas limitaciones que afectan la eficiencia y efectividad de la gesti
ón
organizacional. Entre los principales problemas identificados se encuentran la deficiente
gestión documental, los tiempos prolongados de respuesta a solicitudes de estudiantes y
docentes, y dificultades en la comunicación con la comunidad educativa (Suá
rez & Forero,
2023). Además, la ausencia de políticas institucionales claras que fomenten la digitalización y
la escasa alfabetización digital del personal administrativo han representado obstáculos
significativos para la integración efectiva de estas tecn
ologías (Carrillo, 2021).
A nivel global, la digitalización de los procesos administrativos en el sector educativo
ha demostrado ser una estrategia clave para mejorar la eficiencia organizativa. Las instituciones
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que han implementado con éxito herramientas digitales han logrado optimizar la
administración de recursos, agilizar la comunicación entre los distintos actores educativos y
fortalecer la transparencia en la toma de decisiones (Padilla Valerio, 2021). No ob
stante, la
transición hacia un modelo de gestión digitalizado requiere de una planificación estratégica
que contemple no solo la adquisición de tecnología, sino también la formación del personal y
el desarrollo de estrategias para minimizar la resistencia
al cambio.
Uno de los factores que ha limitado la adopción eficiente de herramientas digitales en
la gestión administrativa es la falta de inversión en infraestructura tecnológica. Muchas
instituciones educativas, especialmente aquellas de carácter privado o con recu
rsos limitados,
no cuentan con los sistemas informáticos necesarios para implementar procesos de
digitalización de manera efectiva (Becerra Bizarrón, 2022). Además, la capacitación del
personal administrativo representa un desafío adicional, ya que no todo
s los trabajadores
poseen las competencias digitales necesarias para utilizar estas herramientas de manera
eficiente. Esta brecha en la alfabetización digital puede traducirse en errores en la gestión
documental, demoras en la atención de solicitudes y dif
icultades en la implementación de
procesos automatizados.
Por otra parte, la resistencia al cambio es un aspecto que no puede pasarse por alto. La
introducción de nuevas tecnologías en entornos organizacionales suele generar incertidumbre
y rechazo, especialmente cuando no existe una estrategia clara de adaptació
n y formación. En
muchas instituciones educativas, el personal administrativo ha desarrollado metodologías de
trabajo basadas en sistemas tradicionales y manuales, lo que dificulta la aceptación de
herramientas digitales que modifican los procedimientos es
tablecidos (Suárez & Forero, 2023).
Para mitigar este problema, es fundamental implementar estrategias de sensibilización y
capacitación que permitan una transición progresiva y efectiva hacia modelos de gestión
digitalizados.
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La justificación de este estudio radica en la necesidad de analizar cómo las herramientas
digitales pueden contribuir a la optimización de la gestión administrativa en la Unidad
Educativa Salesiana Domingo Savio. Al comprender los desafíos y oportunidades
que conlleva
la integración de estas tecnologías, será posible diseñar estrategias que favorezcan una gestión
más eficiente, transparente y alineada con las exigencias del contexto educativo actual.
Además, este estudio es pertinente en un contexto en el q
ue la digitalización se ha convertido
en un pilar fundamental para la modernización de las instituciones educativas (Carrillo, 2021).
La viabilidad de la investigación se sustenta en la disponibilidad de información y en la
accesibilidad a la realidad organizacional de la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio.
Existen múltiples estudios previos que han abordado el impacto de la digita
lización en la
gestión administrativa, lo que proporciona un marco teórico sólido para el análisis de esta
problemática (Abad et al., 2024; Becerra Bizarrón, 2022). Asimismo, la institución educativa
cuenta con procesos administrativos que pueden ser evalu
ados en términos de eficiencia y
efectividad, lo que permitirá obtener datos empíricos relevantes para la investigación.
El objetivo de este estudio es analizar la influencia de las herramientas digitales en la
gestión administrativa de la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio. A través de este
análisis, se busca identificar las principales barreras que han impedido la ad
opción efectiva de
estas tecnologías y proponer estrategias que faciliten su integración. También se incluirá la
revisión de literatura sobre el uso de herramientas digitales en la gestión administrativa, la
identificación de los principales desafíos que e
nfrenta la institución en este proceso y la
formulación de recomendaciones para mejorar la eficiencia organizativa mediante la
digitalización.
La hipótesis que guía esta investigación establece que el uso adecuado de herramientas
digitales en la gestión administrativa de la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio mejora
la eficiencia organizativa, optimiza los procesos administrativos y facilita
la toma de decisiones
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estratégicas. Para validar esta hipótesis, se empleará una metodología basada en el análisis de
datos y la revisión de experiencias previas en otras instituciones educativas que han
implementado con éxito herramientas digitales en su gestión organizacional
.
En conclusión, la digitalización de la gestión administrativa representa una oportunidad
para mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos organizativos en las instituciones
educativas. No obstante, su implementación conlleva diversos desafíos que d
eben ser
abordados mediante estrategias adecuadas de inversión en tecnología, capacitación del
personal y desarrollo de políticas institucionales que fomenten la transformación digital. En el
caso de la Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio, el análisis
de la influencia de las
herramientas digitales en la gestión administrativa permitirá comprender las problemáticas
actuales y plantear soluciones que contribuyan a la modernización y mejora continua de sus
procesos organizacionales.
Metodología
La investigación empleará un enfoque mixto, combinando técnicas cuantitativas y
cualitativas para obtener una comprensión integral del fenómeno estudiado. La perspectiva
cuantitativa posibilitará la medición del uso e impacto de las herramientas digitales
en la
gestión administrativa a través de encuestas estructuradas y análisis estadísticos.
Paralelamente, la aproximación cualitativa permitirá explorar las percepciones, barreras y
oportunidades relacionadas con la implementación tecnológica mediante entre
vistas dirigidas
a personal administrativo, docentes y directivos, favoreciendo un análisis más detallado de los
factores que inciden en el proceso.
La población de estudio está conformada por 80 personas, distribuidas de la siguiente
manera: 2 directivos, 60 docentes, 11 administrativos y 7 pertenecientes al área de servicios
generales. Para la recolección de datos, se aplicarán encuestas a administra
tivos y docentes,
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utilizando preguntas cerradas con escalas tipo Likert para cuantificar la frecuencia y percepción
del uso de herramientas digitales en la gestión administrativa. Estas encuestas serán
administradas a través de formularios digitales, facilitando su distribu
ción y recolección de
respuestas. Paralelamente, se llevarán a cabo entrevistas a directivos y administrativos, con el
fin de obtener información cualitativa que permita un análisis más profundo de la
implementación de las herramientas digitales en la gest
ión administrativa.
La validez del instrumento será asegurada mediante un proceso de evaluación por
expertos en el ámbito educativo y administrativo, quienes analizarán la pertinencia y
coherencia de los ítems incluidos. Adicionalmente, se llevará a cabo una prueba piloto con
un
grupo reducido de participantes para verificar la claridad y eficacia de las preguntas, realizando
los ajustes necesarios antes de la aplicación definitiva. Esta metodología garantizará un análisis
completo y equilibrado, integrando tanto la dimensión
objetiva como la subjetiva del fenómeno
en estudio.
Resultados
1.1. Uso de herramientas digitales en la gestión administrativa
La gestión administrativa es un elemento clave para el funcionamiento eficiente de
cualquier organización, especialmente en instituciones educativas, gubernamentales y
judiciales. Con el avance de la tecnología, las herramientas digitales han sido incorporadas en
estos entornos con el objetivo de mejorar los procesos organizativos, facil
itar la comunicación,
agilizar la gestión documental y fortalecer la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, su
implementación conlleva diversos desafíos, como la necesidad de capacitación del personal, la
adaptación a nuevas metodologías de trabajo
y la resistencia al cambio (Valerio & Silvana,
2021).
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La digitalización de la gestión administrativa se ha convertido en un factor determinante
para el desarrollo organizacional en diversos sectores. En el contexto educativo, las
instituciones han sido testigos de la creciente necesidad de adoptar herramienta
s digitales que
optimicen sus procesos administrativos, especialmente tras la pandemia por COVID
-
19.
Durante este período, la implementación de tecnologías digitales permitió garantizar la
continuidad operativa y académica, minimizando las interrupciones e
n la gestión
administrativa (Becerra Bizarrón, 2022). En este sentido, la transformación digital ha brindado
soluciones para agilizar la gestión de trámites académicos, reducir los tiempos de respuesta en
la atención a docentes y estudiantes, y mejorar la
comunicación con la comunidad educativa.
Un aspecto relevante en la adopción de herramientas digitales en la gestión
administrativa es la automatización de procesos. La digitalización ha permitido la eliminación
de tareas repetitivas y manuales, facilitando la gestión eficiente de documentos, la
organización
de datos y la optimización de la administración de recursos. En el ámbito judicial, por ejemplo,
la implementación de redes privadas virtuales (VPN) ha resultado en mejoras sustanciales en
la seguridad y accesibilidad de la información. Un est
udio realizado en la Corte Superior de
Justicia de Ica destaca que el uso de estas herramientas ha permitido una gestión administrativa
más eficiente, reduciendo significativamente los tiempos de atención a los usuarios y
garantizando la confidencialidad d
e los datos sensibles (Valerio & Silvana, 2021). Esta
experiencia evidencia la importancia de adoptar soluciones tecnológicas que permitan la
optimización de la gestión organizativa en diversos sectores.
En el ámbito universitario, la digitalización de la gestión administrativa se ha
convertido en una estrategia clave para mejorar la eficiencia en la administración de recursos
y la atención a la comunidad estudiantil. Figueredo
-
Díaz (2021) sostiene que la
gestión digital
universitaria ha surgido como una necesidad emergente para responder a los desafíos actuales
del entorno académico. En este contexto, la implementación de plataformas digitales ha
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permitido la automatización de procesos como la inscripción de estudiantes, la gestión de
horarios, la asignación de recursos y la comunicación entre los diferentes actores del sistema
educativo. Sin embargo, la adopción de estas herramientas requiere de u
na planificación
estratégica que contemple no solo la adquisición de tecnología, sino también la capacitación
del personal y la generación de una cultura organizacional que fomente la adaptación al cambio.
Uno de los principales desafíos en la implementación de herramientas digitales en la
gestión administrativa es la falta de competencias digitales del personal encargado de estos
procesos. Un estudio realizado en la Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL)
de Yungay
evidenció que la deficiencia en habilidades digitales representa una barrera significativa para
la adopción efectiva de tecnologías de gestión (Castañeda Rodríguez, 2022). La falta de
capacitación y el desconocimiento sobre el uso adecuado de pla
taformas digitales pueden
generar errores en la administración de datos, retrasos en los procesos organizativos y
resistencia por parte del personal a la implementación de nuevas herramientas. En este sentido,
es fundamental desarrollar programas de formac
ión que permitan a los trabajadores adquirir
las habilidades necesarias para optimizar el uso de herramientas digitales en sus funciones
diarias.
El impacto de la digitalización en la gestión administrativa no se limita al ámbito
educativo, sino que también ha sido objeto de estudio en otras organizaciones gubernamentales.
En el caso del Gobierno Autónomo Descentralizado (GAD) Parroquial Antonio Sot
omayor, la
implementación de tecnologías digitales ha permitido mejorar la eficiencia en la administración
de recursos, facilitar la gestión de documentación y fortalecer la transparencia en la toma de
decisiones (Palacios Barco, 2024). Este tipo de experi
encias pone de manifiesto la importancia
de la transformación digital como un pilar fundamental para la modernización de las
instituciones y la optimización de sus procesos administrativos.
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Otro aspecto clave en la integración de herramientas digitales es la disposición de los
usuarios a adoptar nuevas tecnologías. Según un estudio de Estupiñán et al. (2024), en el
contexto universitario, la aceptación de herramientas
digitales por parte de los estudiantes está
influenciada por diversos factores, como la accesibilidad tecnológica, la percepción de utilidad
de estas herramientas y el nivel de familiarización con las mismas. Estos hallazgos resaltan la
importancia de dise
ñar estrategias que permitan una transición progresiva hacia modelos
administrativos digitalizados, asegurando que los usuarios comprendan los beneficios de estas
tecnologías y estén preparados para su utilización efectiva.
1.2. Dificultades y barreras en la implementación de herramientas digitales en la gestión
administrativa
La transformación digital en la gestión administrativa ha generado múltiples beneficios
en términos de eficiencia, optimización de recursos y mejora en la toma de decisiones. Sin
embargo, la adopción de herramientas digitales no está exenta de desafíos, ya
que su
implementación puede verse afectada por diversos factores como la falta de capacitación del
personal, la resistencia al cambio, problemas técnicos relacionados con la infraestructura
tecnológica y la limitada inversión en nuevas tecnologías (Moreno
Barrera, 2021). La
superación de estas barreras es esencial para garantizar que la digitalización de los procesos
administrativos contribuya al desarrollo organizacional y al fortalecimiento de la eficiencia
operativa.
Uno de los principales problemas en la implementación de herramientas digitales es la
insuficiente capacitación del personal administrativo. Muchas instituciones introducen nuevas
tecnologías sin proporcionar una formación adecuada sobre su uso, lo que gen
era dificultades
en la adopción efectiva de estas herramientas. Según García Cardona y Ramos Parra (2021), la
falta de programas de capacitación estructurados contribuye a que los empleados se sientan
inseguros o poco preparados para utilizar software espe
cializado en la gestión administrativa.
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Esto puede derivar en errores en la manipulación de datos, baja productividad y desconfianza
hacia el uso de plataformas digitales. En la encuesta aplicada al personal administrativo de la
Unidad Educativa Salesiana Domingo Savio, el 40 % de los encuestado
s calificó la
capacitación recibida como "regular", mientras que un 25 % la consideró "deficiente". Estos
resultados evidencian la necesidad de establecer estrategias formativas continuas que
garanticen el uso adecuado de las herramientas digitales.
Además de la falta de formación, la resistencia al cambio es otro obstáculo significativo
en la digitalización de la gestión administrativa. Este fenómeno se produce cuando los
empleados prefieren continuar con métodos tradicionales de trabajo, debido a la
familiaridad
con los procesos manuales y la percepción de que las nuevas tecnologías pueden representar
una carga adicional en lugar de un beneficio (Moreno Barrera, 2021). En la encuesta aplicada,
el 30 % de los participantes señaló la "resistencia al ca
mbio" como una de las principales
dificultades en la implementación de herramientas digitales. Este rechazo puede estar
influenciado por factores como la edad de los empleados, la cultura organizacional y la falta
de incentivos para la adopción de nuevas t
ecnologías. Para contrarrestar esta problemática, es
fundamental promover una cultura organizacional que fomente la innovación y el aprendizaje
continuo en el uso de herramientas digitales.
Los problemas técnicos y la infraestructura limitada también representan barreras
significativas para la digitalización. La ausencia de equipos modernos, la falta de conectividad
estable y la utilización de software desactualizado pueden afectar negativame
nte la
implementación de herramientas digitales en la gestión administrativa. Robalino
-
Latorre et al.
(2023) destacan que la infraestructura tecnológica es un factor determinante en el éxito de la
digitalización, ya que un entorno tecnológico deficiente pu
ede ocasionar interrupciones en los
sistemas, pérdida de información y dificultades en la comunicación interna. En la encuesta
aplicada, el 35 % de los encuestados mencionó los problemas técnicos y la infraestructura
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limitada como los principales desafíos en la digitalización de la gestión administrativa. Estos
resultados sugieren que la inversión en tecnología debe ser una prioridad para mejorar la
operatividad y minimizar los riesgos asociados a sistemas obsoletos o
con fallas constantes.
Otro aspecto fundamental en la implementación de herramientas digitales es la
optimización de la gestión documental y la comunicación interna. La digitalización tiene el
potencial de mejorar significativamente estos procesos, pero su efectividad depende en
gran
medida de la forma en que las herramientas son utilizadas por el personal. En la encuesta
aplicada, el 45 % de los encuestados afirmó que el uso de herramientas digitales ha optimizado
la gestión documental "en gran medida", mientras que un 30 % cons
ideró que solo lo ha hecho
"en cierta medida". Sin embargo, un 20 % indicó que la optimización ha sido "poca" o "nula",
lo que indica que la efectividad de estas tecnologías varía según el grado de capacitación del
personal y la adecuación de los sistemas
implementados.
Finalmente, la falta de inversión en herramientas digitales sigue siendo una
preocupación para muchas instituciones. La modernización de la gestión administrativa
requiere recursos financieros destinados a la adquisición de software, equipos y capacitación
del personal. Sin embargo, en algunos casos, la inversión en tecnología no es considerada una
prioridad dentro de las instituciones educativas y gubernamentales (Moreno Barrera, 2021). En
la encuesta aplicada, el 50 % de los encuestados consideró que es "
fundamental" invertir en
más herramientas digitales y capacitación, mientras que un 30 % señaló que esta inversión
debería realizarse de manera "gradual". Solo un 10 % indicó que las herramientas actuales son
"suficientes", lo que sugiere que la mayoría de
l personal administrativo reconoce la necesidad
de fortalecer la digitalización mediante una mayor asignación de recursos.
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1.3. Estrategias y recomendaciones para la optimización de herramientas digitales en la
gestión administrativa
La optimización de herramientas digitales en la gestión administrativa es un proceso
esencial para garantizar la eficiencia operativa y la modernización de las instituciones. Sin
embargo, para lograr una implementación efectiva, es necesario diseñar estrat
egias que aborden
los principales desafíos identificados en el uso de estas tecnologías. Factores como la
capacitación del personal, la actualización de infraestructura tecnológica, la mejora en la
seguridad cibernética y el acceso equitativo a las herrami
entas digitales deben ser considerados
dentro de cualquier plan de optimización (Erazo
-
Luzuriaga et al., 2023).
Los resultados de la encuesta aplicada al personal administrativo de la Unidad
Educativa Salesiana Domingo Savio evidenciaron que el 50 % de los encuestados utiliza
herramientas digitales "frecuentemente", mientras que un 30 % lo hace "siempre" y un 15 %
"
ocasionalmente". Solo un 5 % afirmó que "nunca" usa herramientas digitales en su labor
administrativa. Estos datos reflejan la importancia de fortalecer la capacitación para mejorar el
aprovechamiento de las tecnologías disponibles.
Uno de los principales retos identificados en la digitalización de la gestión
administrativa es la insuficiente formación del personal. Según los resultados de la encuesta,
el 35 % de los participantes calificó la capacitación recibida como "regular", mien
tras que un
25 % la consideró "deficiente". Esto sugiere la necesidad de implementar programas de
formación continua que permitan al personal desarrollar competencias digitales avanzadas.
Erazo
-
Luzuriaga et al. (2023) afirman que el uso de inteligencia art
ificial en programas de
capacitación puede facilitar la personalización del aprendizaje, permitiendo que los empleados
adquieran habilidades de manera progresiva y adaptada a sus necesidades.
Además, es recomendable que las instituciones adopten metodologías de aprendizaje
basadas en plataformas interactivas, tutoriales en línea y simulaciones prácticas. Según García
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Peña (2023), el desarrollo de aplicaciones móviles con fines educativos puede ser una
herramienta clave para mejorar la alfabetización digital del personal administrativo.
Tabla
1
Evaluación de la capacitación recibida en herramientas digitales
Calificación de la capacitación
Porcentaje de respuestas (%)
Excelente
10 %
Buena
30 %
Regular
35 %
Deficiente
25 %
Nota:
Los datos fueron obtenidos a partir de una encuesta aplicada al personal administrativo de la Unidad
Educativa Salesiana Domingo Savio
(
Autores, 2025
)
.
El acceso a infraestructura adecuada es un factor clave para la optimización del uso de
herramientas digitales en la gestión administrativa. Robalino
-
Latorre et al. (2023) destacan que
la modernización de software y hardware es fundamental para evitar fall
os en los sistemas,
mejorar la velocidad de procesamiento de datos y reducir el tiempo de ejecución de tareas.
Los resultados de la encuesta muestran que el 40 % de los encuestados considera que
los problemas técnicos y la infraestructura limitada son los principales desafíos en el uso de
herramientas digitales. Para abordar esta problemática, se recomienda la actu
alización
periódica de los sistemas de gestión académica, la adquisición de servidores de mayor
capacidad y la implementación de tecnologías basadas en la nube para mejorar el
almacenamiento y acceso a la información.
Tabla
2
Principales desafíos en el uso de herramientas digitales
Desafío identificado
Porcentaje de respuestas (%)
Falta de capacitación adecuada
35 %
Resistencia al cambio
25 %
Problemas técnicos e infraestructura limitada
40 %
Nota:
Los datos fueron obtenidos a partir de una encuesta aplicada al personal administrativo de la Unidad
Educativa Salesiana Domingo Savio
(
Autores, 2025
)
.
Un aspecto crucial en la optimización de herramientas digitales es la seguridad de la
información. La gestión administrativa implica el manejo de datos sensibles, por lo que es
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fundamental implementar protocolos de ciberseguridad para proteger la integridad y
confidencialidad de la información. Ramos
-
Secaira (2023) enfatiza que las empresas deben
adoptar medidas de seguridad como la autenticación multifactor, el cifrado de datos
y la
realización de auditorías periódicas en sus sistemas digitales.
Según los resultados de la encuesta, el 60 % de los encuestados considera que la
seguridad de la información es un aspecto clave que debe fortalecerse en la gestión
administrativa digitalizada. Se recomienda la actualización de los sistemas de protección c
ontra
ciberataques, la implementación de cortafuegos avanzados y la capacitación del personal en el
uso seguro de plataformas digitales.
Otro factor importante en la optimización del uso de herramientas digitales es la equidad
en el acceso a la tecnología. Boné
-
Andrade (2023) señala
que,
en muchos contextos,
especialmente en zonas rurales, el acceso a herramientas digitales es limitado debido a la brecha
digital existente. Para reducir estas desigualdades, se recomienda la implementación de
programas de acceso gratuito a plataformas digit
ales, la dotación de equipos tecnológicos a los
trabajadores administrativos y la creación de espacios de
formación digital accesibles para
todos los empleados.
Los resultados de la encuesta indican que el 55 % de los encuestados considera que la
institución debería invertir en más herramientas digitales y capacitación, mientras que un 30 %
opina que esta inversión debe realizarse de manera gradual. Solo un 10 % c
ree que las
herramientas actuales son suficientes. Esto refuerza la necesidad de destinar recursos a la
modernización tecnológica y a la capacitación del personal.
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Tabla
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Percepción sobre la inversión en herramientas digitales y capacitación
Opinión sobre la inversión en herramientas digitales
Porcentaje de respuestas (%)
Es fundamental para mejorar la gestión
55 %
Es necesaria, pero con un enfoque gradual
30 %
No es
necesario, las herramientas actuales son suficientes
10 %
No es una prioridad
5 %
Nota:
Los datos fueron obtenidos a partir de una encuesta aplicada al personal administrativo de la Unidad
Educativa Salesiana Domingo Savio
(
Au
tores, 2025
)
.
La optimización de herramientas digitales en la gestión administrativa requiere un
enfoque integral que contemple la capacitación continua del personal, la modernización de la
infraestructura tecnológica, la implementación de medidas de seguridad cibernéti
ca y la
garantía de accesibilidad equitativa a las herramientas digitales. La adopción de estrategias
basadas en inteligencia artificial y aplicaciones móviles puede mejorar la alfabetización digital
y facilitar la transición hacia un modelo de gestión más
eficiente y seguro (Erazo
-
Luzuriaga et
al., 2023; García
-
Peña, 2023). Asimismo, es fundamental que las instituciones educativas
inviertan en la actualización de sus sistemas tecnológicos para garantizar un uso óptimo de las
herramientas digitales en la ad
ministración de recursos y la toma de decisiones estratégicas.
Discusión
La digitalización de la gestión administrativa en las instituciones educativas ha supuesto
una transformación significativa en la eficiencia operativa y en la optimización de los procesos
organizacionales. No obstante, la implementación de herramientas dig
itales continúa
enfrentando múltiples desafíos, los cuales requieren un análisis profundo para comprender sus
implicaciones y proponer estrategias que permitan maximizar sus beneficios. La literatura
científica ha demostrado que la adopción de tecnologías
en la gestión administrativa no solo
mejora la administración documental y la comunicación interna, sino que también favorece la
toma de decisiones basada en datos, contribuyendo así al desarrollo organizacional y a la
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modernización institucional (Erazo
-
Luzuriaga et al., 2023). Sin embargo, para que esta
transformación sea efectiva, es fundamental abordar las barreras existentes, tales como la falta
de capacitación, la resistencia al cambio, las limitaciones de infraestr
uctura tecnológica y la
escasa inversión en innovación digital.
Uno de los principales factores que condicionan el éxito de la digitalización
administrativa es la formación del personal en el uso de herramientas tecnológicas. Los
resultados obtenidos en la investigación evidenciaron que una proporción considerable del
personal administrativo calificó la capacitación recibida como "regular" o "deficiente", lo que
indica que la formación impartida no ha sido suficiente para garantizar un dominio óptimo de
las plataformas digitales. Este hallazgo es consistente con estudio
s previos que destacan la
necesidad de diseñar programas de alfabetización digital adaptados a las necesidades
específicas de los usuarios, incorporando metodologías interactivas y basadas en inteligencia
artificial para personalizar el aprendizaje (García
-
Peña, 2023). La capacitación continua no
solo permite mejorar la eficiencia en el uso de herramientas digitales, sino que también
disminuye la resistencia al cambio, uno de los obstáculos más frecuentes en la adopción de
nuevas tecnologías dentro del ámbi
to organizacional.
La resistencia al cambio ha sido identificada como un fenómeno recurrente en los
procesos de digitalización, especialmente en entornos donde predominan metodologías
administrativas tradicionales. La incertidumbre generada por la implementación de nuevas
te
cnologías puede provocar rechazo entre los empleados, quienes perciben estos cambios como
una amenaza a su estabilidad laboral o como una carga adicional en su desempeño cotidiano
(Moreno Barrera, 2021). Los resultados de la encuesta aplicada reflejan que
un porcentaje
significativo del personal administrativo considera la resistencia al cambio como una de las
principales barreras en la implementación de herramientas digitales. Esto concuerda con
estudios que sostienen que una cultura organizacional orienta
da a la innovación y la
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digitalización es clave para la aceptación de nuevas tecnologías (Boné
-
Andrade, 2023).
Estrategias como la sensibilización, la capacitación progresiva y la participación activa del
personal en el proceso de digitalización pueden contribuir a mitigar esta r
esistencia y a
fomentar una transición más efectiva hacia modelos administrativos digitalizados.
La infraestructura tecnológica es otro elemento determinante en la eficacia de la
digitalización administrativa. La investigación reveló que los problemas técnicos y la
infraestructura limitada son factores que dificultan la implementación de herramientas
digitales, lo que sugiere que muchas instituciones aún dependen de sistemas obsoletos o
carecen de los recursos necesarios para garantizar un funcionamiento óptimo de las plataformas
digitales. Estos hallazgos están en línea con lo señalado por Robalino
-
La
torre et al. (2023),
quienes enfatizan que la modernización de la infraestructura tecnológica es esencial para evitar
fallos en los sistemas, mejorar la velocidad de procesamiento de datos y reducir los tiempos de
ejecución de tareas administrativas. En es
te sentido, la adopción de tecnologías basadas en la
nube y la actualización de software y hardware deben considerarse como prioridades
estratégicas en las instituciones educativas que buscan optimizar su gestión administrativa.
Además, la seguridad cibernética se ha convertido en una preocupación creciente en la
administración digitalizada. La gestión de datos administrativos requiere protocolos de
seguridad robustos que garanticen la protección de la información y la prevención
de accesos
no autorizados. Ramos
-
Secaira (2023) destaca que la implementación de medidas de seguridad
como la autenticación multifactor, el cifrado de datos y las auditorías periódicas en los sistemas
digitales son estrategias fundamentales para reducir lo
s riesgos asociados a ciberataques y
garantizar la integridad de la información. A pesar de la importancia de estos factores, los
resultados de la encuesta indicaron que muchos empleados consideran que la seguridad de la
información aún es un aspecto que d
ebe fortalecerse en la institución, lo que sugiere la
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necesidad de invertir en sistemas de protección más avanzados y en capacitación en
ciberseguridad para el personal administrativo.
Por otro lado, la equidad en el acceso a herramientas digitales representa un reto en la
transformación tecnológica de las instituciones. La brecha digital, especialmente en sectores
con menor acceso a recursos tecnológicos, puede limitar el impacto positi
vo de la digitalización
administrativa. Boné
-
Andrade (2023) señala que la inclusión digital es un factor clave para
garantizar que todos los empleados tengan las mismas oportunidades de utilizar herramientas
digitales en sus tareas administrativas. En este
sentido, la dotación de equipos adecuados, la
disponibilidad de plataformas accesibles y la promoción de entornos de aprendizaje digital son
estrategias fundamentales para asegurar que la digitalización beneficie de manera equitativa a
toda la organizació
n.
La inversión en herramientas digitales y en programas de capacitación ha sido otro
aspecto ampliamente discutido en la literatura. Los resultados obtenidos en la investigación
mostraron que la mayoría de los encuestados considera que es fundamental destina
r más
recursos a la modernización tecnológica, mientras que un sector menor de los participantes
opina que la inversión debe realizarse de manera gradual. Estos resultados reflejan la necesidad
de establecer políticas institucionales que prioricen la asign
ación de recursos para la
adquisición de tecnologías innovadoras y la formación del personal en competencias digitales
avanzadas. Erazo
-
Luzuriaga et al. (2023) subrayan que la inteligencia artificial y el análisis de
datos pueden ser herramientas clave en
la optimización de procesos administrativos,
permitiendo una gestión más eficiente y basada en evidencia.
Conclusión
La digitalización de la gestión administrativa en instituciones educativas ha demostrado
ser un proceso fundamental para la optimización de recursos, la mejora de la comunicación
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interna y la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, su implementación no está exenta
de desafíos, ya que la adopción de herramientas digitales requiere superar barreras relacionadas
con la capacitación del personal, la infraestructura tecnológica, l
a seguridad cibernética y la
resistencia al cambio. A lo largo del estudio, se ha evidenciado la necesidad de desarrollar
estrategias integrales que permitan no solo la incorporación de nuevas tecnologías, sino
también la preparación del capital humano par
a su adecuado aprovechamiento.
Uno de los hallazgos más relevantes de la investigación es que, aunque la mayoría del
personal administrativo reconoce la importancia de las herramientas digitales en la gestión
organizativa, existe una falta de formación adecuada que limita su uso eficien
te. Sin una
capacitación estructurada y continua, la digitalización corre el riesgo de convertirse en un
proceso incompleto, donde las herramientas tecnológicas están disponibles pero no se utilizan
en su máximo potencial. La formación del personal debe se
r un eje prioritario dentro de
cualquier estrategia de modernización, enfocándose en el desarrollo de competencias digitales,
el manejo adecuado de software administrativo y la resolución de problemas técnicos.
Además, se ha identificado que la resistencia al cambio es una de las principales
barreras en la adopción de herramientas digitales. El temor a la sustitución de roles laborales,
la percepción de que las nuevas tecnologías incrementan la carga de trabajo y
la preferencia
por métodos tradicionales dificultan la transición hacia un modelo administrativo digitalizado.
Para superar este desafío, es esencial implementar estrategias de sensibilización y
acompañamiento en el proceso de adaptación, fomentando una c
ultura organizacional que
valore la innovación y el uso de herramientas digitales como un medio para facilitar las tareas
diarias.
Otro aspecto crítico en la optimización de herramientas digitales es la infraestructura
tecnológica. Si bien la digitalización ofrece múltiples beneficios, su efectividad está
condicionada por la disponibilidad de equipos adecuados, sistemas de gestión act
ualizados y
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una conexión a internet estable. En muchas instituciones, la falta de inversión en tecnología
limita el impacto positivo de la digitalización, generando fallos en los sistemas, pérdida de
datos y retrasos en los procesos administrativos. La modernización d
e la infraestructura
tecnológica debe ser una prioridad para garantizar el funcionamiento eficiente de las
plataformas digitales y evitar que la dependencia de herramientas obsoletas se convierta en un
obstáculo para la mejora organizacional.
La seguridad cibernética es otro factor determinante en la implementación de
herramientas digitales. La gestión administrativa implica el manejo de información sensible
que debe estar protegida contra amenazas digitales. A lo largo del estudio, se ha resal
tado la
necesidad de fortalecer las políticas de seguridad informática, adoptando medidas como el
cifrado de datos, la autenticación multifactor y la capacitación del personal en el uso seguro de
plataformas digitales. Sin protocolos de seguridad adecuados
, la digitalización puede exponer
a las instituciones a riesgos de vulneración de datos y accesos no autorizados, comprometiendo
la confidencialidad y la integridad de la información.
En cuanto a la equidad en el acceso a herramientas digitales, se ha evidenciado que no
todos los empleados tienen las mismas oportunidades para utilizar estas tecnologías en sus
actividades administrativas. La brecha digital sigue siendo un problema latent
e, especialmente
en sectores donde la disponibilidad de equipos tecnológicos es limitada o donde el acceso a
internet no es constante. Para garantizar que la digitalización sea efectiva y beneficie a toda la
comunidad administrativa, es necesario implement
ar programas que permitan el acceso
equitativo a recursos tecnológicos, facilitando dispositivos y promoviendo la formación en el
uso de herramientas digitales.
Asimismo, la investigación ha mostrado que la mayoría del personal administrativo
considera necesaria una mayor inversión en herramientas digitales y programas de
capacitación. Sin embargo, esta inversión debe realizarse de manera planificada y estratégica
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asegurando que los recursos asignados se utilicen de manera eficiente. La modernización de
los procesos administrativos no debe limitarse a la adquisición de nuevas tecnologías, sino que
debe ir acompañada de un enfoque integral que contemple la capacitaci
ón, la optimización de
la infraestructura y la implementación de medidas de seguridad.
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