Vol. 5 – Núm. 1 / Enero – Junio – 2024
Proceso de titulación y su impacto en la gestión documental del instituto Tsáchila, 2023
Degree process and its impact on the documentary management of the Tsáchila
Institute, 2023
Processo de graduação e seu impacto na gestão documental do Instituto Tsáchila, 2023
Brithney Alejandra Rosado Chica
1
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
mairamarinmacias@tsachila.edu.ec
Dayanara Jamileth Vargas Cedeño
2
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
karlamontesdeocapila@tsachila.edu.ec
Gabriel Estuardo Cevallos Uve
3
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
rector@tsachila.edu.ec
DOI / URL: https://doi.org/10.55813/gaea/ccri/v5/n1/423
Como citar:
Rosado, B., Vargas, D. & Cevallos, G. (2024). Proceso de titulación y su impacto en la gestión
documental del instituto Tsáchila, 2023. Código Científico Revista de Investigación, 5(1), 963-
980.
Recibido: 02/01/2024 Aceptado: 29/01/2024 Publicado: 30/06/2024
1
Egresada de la Carrera de Tecnología Superior en Logística y transporte
2
Egresada de la Carrera de Tecnología Superior en Logística y transporte
3
Licenciado en Informática Educativa, Máster en Docencia, Mención Gestión en Desarrollo del Currículo, Máster
en Administración de Empresas, MBA. Doctor en Ciencias Económicas (Ph.D.) por la Universidad de Oriente,
Republica de Cuba, Doctorando en Ciencias Pedagógicas (Ph.D (c).) por la Centro de Estudios para la Calidad
Educativa y la Investigación Científica, Republica de México, Rector Titular del Instituto Superior Tecnológico
Tsa`chila (desde 2017), Representante del comité de científico de varias revistas y congresos científicos a nivel
nacional e internacional, refiere investigaciones y publicaciones nacionales y en cooperación con instituciones
extranjeras.
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964
Resumen
La eficiente gestión documental conlleva una mejor organización tanto en entidades públicas
como privadas. El propósito de esta investigación consistió en examinar la relación entre el
proceso de titulación y la gestión documental en el Instituto Superior Tecnológico Tsáchila. Se
llevó a cabo un estudio mediante fichas de observación y entrevistas al personal de secretaría.
Este trabajo surge como respuesta a la preocupación por los retrasos en el manejo de
documentos dentro de la institución, con el objetivo de identificar sus causas y proponer
soluciones para mejorar la eficiencia del proceso. Los resultados revelan deficiencias en el
sistema de gestión documental, particularmente en el proceso de titulación, donde el
almacenamiento y la gestión carecen de adecuación. La implementación de un sistema de
gestión académica se presenta como una solución viable para agilizar los procesos
documentales, beneficiando tanto a estudiantes como al personal educativo.
Palabras clave: gestión documental, titulación, organización de archivos, sistema académico.
Abstract
Efficient document management leads to better organization in both public and private entities.
The purpose of this research was to examine the relationship between the degree process and
document management at the Tsáchila Higher Technological Institute. A study was carried out
using observation sheets and interviews with secretarial staff. This work arises in response to
concern about delays in document management within the institution, with the aim of
identifying their causes and proposing solutions to improve the efficiency of the process. The
results reveal deficiencies in the document management system, particularly in the titling
process, where storage and management lack adequacy. The implementation of an academic
management system is presented as a viable solution to streamline documentary processes,
benefiting both students and educational staff.
Keywords: document management, titling, archive organization, academic system
Resumo
A gestão eficiente de documentos leva a uma melhor organização em entidades públicas e
privadas. O objetivo desta investigação foi examinar a relação entre o processo de graduação e
a gestão documental no Instituto Superior Tecnológico de Tsáchila. Foi realizado um estudo
utilizando fichas de observação e entrevistas com funcionários da secretaria. Este trabalho
surge como resposta à preocupação com os atrasos na gestão documental dentro da instituição,
com o objetivo de identificar as suas causas e propor soluções para melhorar a eficiência do
processo. Os resultados revelam deficiências no sistema de gestão documental, nomeadamente
no processo de titulação, onde o armazenamento e a gestão carecem de adequação. A
implementação de um sistema de gestão académica apresenta-se como uma solução viável para
agilizar os processos documentais, beneficiando tanto os alunos como o pessoal educativo.
Palavras-chave: gerenciamento de documentos, titulação, organização de arquivos, sistema
acadêmico.
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Introducción
La titulación en la educación superior es un procedimiento fundamental que certifica la
culminación exitosa de un programa de estudios por parte de los estudiantes, otorgándoles un
título académico. En el contexto de los institutos públicos, este proceso valida los logros
académicos y garantiza la calidad de la educación impartida. La gestión documental en este
proceso es esencial, ya que implica la recopilación, organización y almacenamiento de una
gran cantidad de información que respalda la concesión de los títulos (Moya, 2021).
Estudios previos han destacado deficiencias en la gestión documental en instituciones
educativas de América Latina y han abogado por la adopción de nuevas tecnologías para
mejorar los servicios universitarios. Propuestas de implementación de sistemas de gestión
documental han mostrado mejoras significativas en la eficiencia del trabajo administrativo.
El proceso de titulación suele involucrar etapas como la solicitud de titulación,
verificación de requisitos, generación de documentos, firma y autorización, entrega de
documentos, y registro y archivado. Estas etapas requieren una gestión documental eficiente
para garantizar la autenticidad y preservación de los documentos (Sarmiento et al., 2022).
La gestión documental implica la administración efectiva de recursos de información y
documentación en las organizaciones. Con el surgimiento de nuevas formas de información, es
esencial comprender y aplicar correctamente los procesos de documentación para asegurar su
adecuado empleo, comunicación y distribución (Cano, 2012; Font, 2013; Ruiz, 2014).
El proceso de titulación tiene un impacto significativo en la gestión documental, que
incluye aspectos como organización, preservación, seguridad y acceso a los documentos. La
implementación de un Sistema de Gestión Documental es crucial para garantizar la eficiencia
y seguridad en este proceso (Escobar, 2013).
Los sistemas de gestión documental son programas diseñados para administrar bases
de datos con tecnología adecuada para el procesamiento de documentos científicos, culturales
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y técnicos. Es importante distinguirlos de los sistemas de gestión de bases de datos
convencionales, ya que su enfoque se centra en la gestión específica de documentos (Codina,
2013).
La gestión documental implica el control eficaz y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y disposición de documentos de archivo. Comprende actividades como la
foliación de documentos y la digitalización para trámites, que son universales en el proceso
documental y contribuyen a la eficiencia en la gestión (ISO, 2001; Vega, 2015).
A nivel global, la velocidad en el procesamiento de procedimientos sigue siendo un
desafío significativo, a pesar de los avances tecnológicos. La implementación de sistemas de
gestión documental ha demostrado acelerar los procedimientos y garantizar la seguridad de la
documentación. En Ecuador, el programa informático Quipux se ha empleado en instituciones
públicas para agilizar los trámites y mejorar la organización de la información (Arias et al.,
2015; Comité Jurídico Interamericano, 2021).
En el Instituto Tecnológico Tsáchila, actualmente se evalúa la implementación de un
Sistema de Gestión Documental para resolver los desafíos en la gestión de documentos del
proceso de titulación en formato físico. El enfoque de la investigación se centra en mejorar la
organización de documentos y archivos hasta la entrega del documento final, a través de un
sistema específicamente diseñado para el Instituto.
A pesar de los avances tecnológicos, la utilización de formatos físicos en los procesos
administrativos persiste, lo que limita la eficiencia en la realización de procedimientos. La
implementación de sistemas de gestión documental ha demostrado ser una solución para
acelerar los procesos y garantizar la seguridad de la documentación. En Ecuador, el programa
Quipux se ha adoptado en instituciones públicas para agilizar trámites y mejorar la
organización de la información.
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En el Instituto Tecnológico Tsáchila, la falta de un Sistema de Gestión Documental
plantea desafíos en la gestión de documentos del proceso de titulación. La investigación se
centra en mejorar la organización de documentos y archivos hasta la entrega del documento
final, mediante la implementación de un sistema específicamente diseñado para el Instituto.
El papel crucial que desempeñan los Sistemas de Gestión Documental en la
administración de la documentación durante la evaluación del proceso de titulación y su
influencia en la gestión de documentos en el Instituto Tsáchila es el foco de este estudio.
La investigación se desarrolla en el Instituto Superior Tecnológico Tsáchila, abarcando
actividades y procesos durante el año 2023. Se centra en la documentación requerida para la
titulación, el proceso administrativo, la digitalización de documentos y la eficiencia en la
gestión documental. Se evaluó al personal de Secretaría y Administrativo y se seleccionó una
muestra específica. La metodología incluyó encuestas, entrevistas, revisión de documentos y
análisis cuantitativo y cualitativo.
El propósito de este estudio es examinar el proceso de titulación del Instituto Superior
Tecnológico Tsáchila y su impacto en la gestión documental. Se busca comprender cómo se
lleva a cabo este proceso, las etapas involucradas y los desafíos en la gestión documental. Una
gestión documental eficiente puede mejorar la calidad y eficacia del proceso de titulación, y
con la implementación del Sistema de Gestión Documental, se busca fortalecer
institucionalmente al Instituto (Parraguez, 2021).
Cuyo objetivo es analizar el proceso de titulación y su relación con la gestión
documental del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila durante el año 2023.
La implementación de un sistema de gestión documental promete mejorar la eficiencia
en el manejo de documentos, beneficiando a los trabajadores administrativos y contribuyendo
a la preservación del medio ambiente. La investigación es viable dada la disponibilidad de
recursos tecnológicos y financieros, así como el respaldo de las autoridades del Instituto.
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Metodología
La investigación llevada a cabo en el Instituto Superior Tecnológico Tsáchila, ubicado
en Matriz: Av. Galo Luzuriaga y calle Franklin Pallo, se centró en mejorar la eficiencia en la
gestión de documentos mediante la implementación del sistema de gestión documental
OneDrive. Se emplearon enfoques cualitativos y cuantitativos para comprender e interpretar el
fenómeno de la Gestión de Documentos en la institución.
El enfoque cualitativo se basó en un enfoque crítico-propositivo, involucrando una
participación activa de las partes interesadas en el tema de estudio. Por otro lado, el enfoque
cuantitativo se aplicó mediante la recopilación y análisis de datos para evaluar los resultados y
determinar la necesidad de mejorar el proceso de gestión de documentos. La metodología
exploratoria fue apropiada en las fases iniciales del proceso de toma de decisiones, permitiendo
obtener un análisis preliminar de la situación con un desembolso mínimo de recursos en tiempo
y costos.
El diseño de la investigación fue transaccional o trasversal, permitiendo la recopilación
de datos de acción rápida para facilitar la toma de decisiones. Se destacó por su capacidad de
adaptación a circunstancias inesperadas y la capacidad de descubrir perspectivas previamente
no identificadas. Se realizaron encuestas aleatorias al personal de secretaría y entrevistas al
personal administrativo para obtener información sobre el proceso de gestión de documentos.
La metodología observatoria se basó en la observación directa y sistemática de
fenómenos, situaciones o eventos para recopilar datos y obtener información. Por su parte, la
metodología de entrevista se utilizó para obtener datos cualitativos valiosos sobre la
perspectiva, experiencias, opiniones y emociones de los participantes.
La población evaluada fue el personal de secretaría del Instituto, mientras que la
muestra incluyó tres encuestas aleatorias y una entrevista al personal administrativo. Se
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969
desarrollaron instrumentos de investigación, como cuestionarios y fichas de observación, para
recopilar datos sobre la gestión de documentos en el proceso de titulación.
La variable independiente fue la gestión eficiente de documentos, esencial para
garantizar que el proceso de titulación se lleve a cabo de manera ordenada y oportuna. Se
identificó la necesidad de mejorar la eficiencia en la gestión de documentos para reducir
errores, aumentar la transparencia y mejorar la experiencia de los estudiantes.
Resultados
En los resultados se evaluó una ficha de observación y una entrevista dirigida a las
secretarias del Instituto obteniendo respuestas abiertas con sus respectivas observaciones, las
cuales se presentan a continuación.
Preguntas de la Ficha de Observación
En efecto, se pudo analizar la situación actual que presenta el Instituto en la gestión de
documentos en el proceso de titulación, que se encuentra en la tabla 1.
Tabla 1.
Ficha de observación realizada a las secretarias del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila
Aspectos a observar
Si
No
Observación
¿Revisan todos los
requisitos documentales de
los estudiantes?
X
Se lo realiza porque es un procedimiento importante para la
constatación de que toda la documentación pedida se encuentre en
la carpeta.
¿Utilizan el método de
codificación?
x
Se utiliza la codificación de los documentos de cada uno de los
estudiantes para que conste un respaldo en caso de pérdida para
poder dar solución y evitar inconvenientes.
¿Cuentan con
preservaciones de datos
tanto en físico como en lo
digital?
x
Se consta tanto como digital para tener como constancia de que la
documentación en caso de solicitud que se requiera el documento
se lo pueda presentar de las 2 formas dependiendo la ocasión que a
medite.
¿Aplican un método de
almacenamiento para los
documentos?
x
Aplicamos el almacenamiento de documentos por año, mes, y
carrera.
¿Realizan la baja de los
documentos por año?
x
La razón es que algunos documentos tienen vigencia de 4 años y
según lo que nos establece el protocolo dar de baja el documento
cuando se haya cumplido el tiempo de caducidad.
Fuente: Autores
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En base a las respuestas obtenidas en la ficha de observación por parte de las secretarias
se puede analizar que, el personal de secretaria revisa constantemente los documentos de los
estudiantes, usando la codificación de los mismos por estudiante teniendo la información tanto
física como digital para tener un respaldo en caso de pérdida, en lo cual aplican el
almacenamiento de los documentos por año y mes de cada carrera y no se dan de baja los
documentos hasta que cumplan con su fecha máxima de caducidad.
Preguntas de entrevistas
Se aplicaron tres entrevistas a las secretarias del Instituto para obtener información de
cuáles son las causas o retrasos que se presentan al momento de la gestión de los documentos
en el proceso de titulación antes y después con fines de dar una mejor logística del manejo,
recepción de documentos y archivado.
Tabla 2.
Entrevista aplicada a una de las secretarias del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila
Pregunta
Argumento del entrevistado
Análisis
¿Cuál es el
procedimiento para
recibir la
documentación de los
estudiantes en el
proceso de titulación?
Primero se informa a los estudiantes de los
requisitos que les haga falta haciendo una
revisión de la carpeta del estudiante para
saber qué documentación tiene pendiente se
les notifica y se comunica a cada curso y
paralelo de los que se van a graduar.
La secretaria lleva un control
de la documentación el proceso
que debe que debe realizarse
para recibir la documentación
de los estudiantes.
¿Cuáles son las etapas
que se siguen en la
recopilación de la
documentación
necesaria para el
proceso de titulación?
El estudiante en la fecha indicada se acerca
a secretaría se le recibe la documentación y
se verifica que de acuerdo al check list si de
pronto algo le falta se le comunica al
estudiante.
Parece ser un procedimiento
organizado para recibir y
verificar la documentación
requerida, asegurando que el
estudiante cumpla con todos
los requisitos establecidos.
¿Cómo se gestiona el
seguimiento en caso de
que falte algún
documento en el
expediente de un
estudiante?
En este punto lo importante es solventar el
caso si el estudiante puede traer el
documento y si es por parte del estudiante
se le notifica que falta y se le solicita que se
acerque a dejar, en ocasiones son matrícula
o algún documento que el estudiante no
tiene acceso entonces se ve la forma de
solucionarlo.
Una vez que se ha identificado
que falta algún documento
durante la revisión en la
secretaría, la prioridad es
resolver la situación.
¿Qué tipo de software se
emplea para mantener
un control efectivo de la
documentación de los
estudiantes que han
obtenido su titulación?
Un programa como tal no existe, pero lo
manejamos en un Excel, es decir, hay un
Excel en donde se encuentra la nómina de
todos los estudiantes que han sido titulados
o graduados por carrera la fecha en que se
graduó, es decir, hay un sistema en donde
están los estudiantes y respecto a la
El proceso actual puede ser
funcional, pero hay
oportunidades para mejorar la
eficiencia, la seguridad y la
integración de la información
estudiantil. La adopción de
tecnologías más avanzadas y la
optimización de los procesos
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documentación de los titulados se les
escanea la carpeta que el estudiante entrega.
pueden proporcionar
beneficios significativos a
largo plazo.
¿Considera que sería
beneficioso
implementar un método
más eficiente para
agilizar la recepción de
documentos de los
estudiantes titulados?
Sería un gran beneficio para la institución
tanto para el área de secretaría para poder
disminuir los tiempos aumentar la agilidad
en el trabajo, la excelencia así sería algo
beneficioso mantener algún método mucho
más efectivo quizás a través de un software
de algún programa también donde nos
permita tener la información de manera más
organizada.
La implementación de un
software adecuado y la
optimización de los procesos
pueden tener un impacto
significativo en la eficiencia y
la efectividad del área de
secretaría, contribuyendo al
éxito general de la institución.
¿Cuáles son los criterios
utilizados para evaluar
la autenticidad y
completitud de la
documentación
presentada por los
estudiantes en el
proceso de titulación?
Para poder evaluar que sea auténtica las
matrículas mantienen una codificación, es
decir, tal estudiante sale con número y así
cada estudiante en el caso de las matrículas,
en el caso de los récords o de las notas eso
directamente lo entrega secretaría para que
sea colocado en la carpeta para que de esa
manera las notas sean auténticas y no sea el
estudiante quien traiga el récord y de pronto
le pueda modificar.
El enfoque de codificación en
las matrículas y la entrega
directa de notas por parte de la
secretaría son buenas prácticas
para garantizar la autenticidad
de los registros académicos y
prevenir posibles
manipulaciones por parte de
los estudiantes.
¿Existe algún protocolo
específico para la
verificación y
validación de la
documentación de los
estudiantes titulados?
Si existe un protocolo desde Secretaría
General se emite un documento en donde
está el proceso paso a paso para poder
receptar los documentos incluso desde que
el estudiante está en la elaboración de tesis
después qué es lo que debe entregar sí hay
una documentación en donde se encuentra
todo eso.
Es una práctica efectiva para
garantizar la consistencia, la
transparencia y la eficiencia en
los procedimientos
administrativos académicos.
¿Cómo se aborda la
gestión de documentos
electrónicos en el
proceso de titulación, y
qué medidas se toman
para garantizar la
seguridad y
confidencialidad de la
información?
En el tema de documentos electrónicos
cuando la carpeta del estudiante ya está
completa se la escanea y se le sube a
OneDrive pero, si hablamos del proceso de
titulación si es un documento que se emite
como es en el caso del documento del SIAU
en donde ustedes indican que no adeuda
también existe la página del Siga o una
aplicación que se nos envía en donde al
colocar el número de cédula del estudiante
se puede verificar si no adeuda.
La combinación de tecnología,
digitalización de documentos y
procesos de verificación en
línea contribuye a un manejo
eficiente y transparente en el
proceso de titulación, al mismo
tiempo que garantiza la
autenticidad y la seguridad de
la información académica.
Fuente: Autores
En base a lo contestado por la secretaria, el procedimiento para recibir la
documentación para el proceso de titulación es hacer una revisión de carpetas de cada alumno
por curso y carrera, en la cual se les notifica a los estudiantes los documentos faltantes que
deben entregar en base a un checklist teniendo una fecha máxima de entrega, toda la
documentación se enlista en Excel una vez obtenido todos los documentos se los escanea para
tener un respaldo en digital en caso de pérdida de los documentos físicos y por ende estos
archivos escaneados se los sube al OneDrive para que esta información este como respaldo.
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El uso de un software para la Institución sería de gran beneficio lo cual agilitaría el
proceso de recepción de documentos ya sean estos certificados de matrículas, justificación de
faltas, aprobación de la malla curricular, entre otros documentos siguiendo el protocolo de
verificación y validación de los documentos se notifica al estudiante desde que empieza la
elaboración de su trabajo de titulación para que no tengan inconvenientes al final de haber
culminado su trabajo de titulación, al recibir la documentación del estudiante se hace la
verificación de que estos no estén alterados, firmas, notas entre cualquier alteración de los
documentos.
Entrevista 2 dirigida a la secretaria del Instituto
Tabla 3.
Entrevista aplicada a la segunda secretaria del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila
N°
Pregunta
Argumento del entrevistado
Análisis
1
¿Cuál es el
procedimiento para
recibir la
documentación de los
estudiantes en el
proceso de titulación?
Para nosotros poder recibir el listado de los
estudiantes cual nos emiten son las gestoras
de las carreras, quien nos envía es la
segunda entrevistada que ya están listo para
defensas.
La comunicación centralizada
a través de la Segunda
entrevistada facilita la
transición entre etapas y ayuda
a garantizar que todas las
partes estén informadas y
preparadas.
2
¿Cuáles son las etapas
que se siguen en la
recopilación de la
documentación
necesaria para el
proceso de titulación?
En este caso tenemos varias etapas la
primera es clasificar de todos los
estudiantes de cada carrera se procede a
revisar carpeta por carpeta de cada
estudiante entonces si son 40 estudiantes
tenemos que revisar todo, para ver si no hay
una anomalía si no falta unas firmas bien
colocadas, documentos faltantes siempre
los habilitantes son a color también tendría
lo que es terminado el English por la
coordinación.
Este proceso meticuloso es
esencial para garantizar que
los expedientes estén en orden
antes de avanzar en las fases
posteriores del proceso
académico.
3
¿Cómo se gestiona el
seguimiento en caso de
que falte algún
documento en el
expediente de un
estudiante?
Siempre si falta un documento le avisamos
a la segunda entrevistada le enviamos en un
Excel avisando que documento le hace
falta para que bien lo puedan ingresar
ustedes como estudiantes o lo entregan a
nosotras para subirlo y ayudarles cómo se
les corresponde y siempre se le avisa a la
gestora.
La transparencia en la
comunicación y la disposición
para ayudar facilitan un
proceso más fluido y aseguran
que los expedientes estén
completos y precisos.
4
¿Qué tipo de software
se emplea para
mantener un control
efectivo de la
documentación de los
estudiantes que han
obtenido su titulación?
Nosotros por ende escaneamos los títulos,
cuando nos llegan los títulos desde la
SENESCYT nosotros lo que hacemos es
ingresar a un libro anteriormente por que
ahora se hace medio de manera del sistema
en un Excel y se lo sube al Drive
compartido con la secretaria.
Esta metodología puede
mejorar la eficiencia, la
accesibilidad y la colaboración
en la administración de
información académica.
Código Científico Revista de Investigación Vol. 5 – Núm. 1 / Enero – Junio – 2024
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5
¿Considera que sería
beneficioso
implementar un método
más eficiente para
agilizar la recepción de
documentos de los
estudiantes titulados?
Sería factible una organización bueno mi
persona y mi compañera no podemos
tenemos que hacerlo en grupo esta las
gestoras, archivo, atención al usuario las
más gestiones que se hacen aparte de eso
ya sería una conversación de toda el área de
secretaría para llegar a una conclusión
La organización de tareas y la
toma de decisiones en grupo
dentro del equipo de secretaría
favorecen la colaboración, la
inclusión y la eficiencia en la
gestión de procesos y
actividades.
6
¿Cuáles son los
criterios utilizados para
evaluar la autenticidad
y completitud de la
documentación
presentada por los
estudiantes en el
proceso de titulación?
Cada estudiante se le da un código es decir
con número con los récords eso es
directamente lo entrega secretaría para que
sea colocado en la carpeta para que de esa
manera las notas sean auténticas y no sea el
estudiante quien traiga un récord y de
pronto le pueden modificar por ahí alguna
nota de igual manera en algo muy
importante que hacen la documentación de
verificar los certificados del SIAU.
La asignación de códigos, la
entrega directa por parte de la
secretaría y la verificación de
certificados del SIAU forman
parte de un enfoque integral
para proteger y autenticar la
documentación académica.
7
¿Existe algún protocolo
específico para la
verificación y
validación de la
documentación de los
estudiantes titulados?
Para nosotros poder verificar y validar
nosotros tenemos que ver que sean
firmados por el estudiante, muchas de las
veces firman sus compañeros hacen
rubricas y les comparan en la cédula y están
muy diferente las firmas nos tomamos el
tiempo de verificar el documento.
La verificación de firmas,
especialmente cuando se
comparan con la cédula, es una
práctica clave para garantizar
la autenticidad de la
documentación académica.
8
¿Cómo se aborda la
gestión de documentos
electrónicos en el
proceso de titulación, y
qué medidas se toman
para garantizar la
seguridad y
confidencialidad de la
información?
Nosotros la mayoría de los documentos
recibimos de forma físico lo subimos al
drive es compartidos con secretaría y las
gestoras subimos los documentos
escaneados subiéndolo al Drive también el
documento que viene electrónico es el de
English, el coordinador de vinculación el
de las prácticas que es firmado por
coordinadores de cada documento y
carrera.
El proceso de recibir, escanear
y gestionar documentos a
través de un Drive compartido
demuestra una combinación
eficiente de prácticas físicas y
digitales. Esta integración
contribuye a una gestión
documental ágil, colaborativa
y consistente en el entorno
académico.
Fuente: Autores
El proceso para recibir la documentación se emite un listado de los estudiantes que
viene de parte de las gestoras de las carreras siendo la segunda entrevistada, las etapas que se
siguen para recopilar la documentación de cada estudiante es por carrera y curso en el cual se
revisa si no hay alteraciones de los documentos en las firmas y estos documentos son a color y
la aprobación de haber terminado el curso de Inglés, en caso de haber documentos faltantes se
avisa a la segunda entrevistada mediante un listado en Excel trabajando de forma digital en
Excel y en OneDrive.
El implementar un método en el área de secretaria para una mejor organización sería
un buen comienzo de realizar el trabajo acorde al desempeño del personal de secretaria, los
documentos de cada estudiante tiene un código con los records siendo de esta manera autentica
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la información de cada alumno, y se los verifica que cada documento receptado tenga las firmas
del estudiante haciendo una comparación con su cedula para poder entregar en el SIAU
actualizado correctamente, y los documentos se gestionan subiéndolos al OneDrive para ser
compartidos con secretaria y las gestoras.
Entrevista 3 dirigida a la secretaria del Instituto
Tabla 4.
Entrevista aplicada a tercera secretaria del Instituto Superior Tecnológico Tsáchila
Pregunta
Argumento del entrevistado
Análisis
¿Cuál es el
procedimiento para
recibir la
documentación de los
estudiantes en el
proceso de titulación?
Primero se define una fecha, en lo cual
somos tres gestoras en la secretaría en mi
caso se define un calendario y es una carrera
por día.
La planificación de actividades
en la secretaría mediante la
asignación de carreras
específicas a días particulares
muestra una estrategia
organizativa que busca
eficiencia, especialización y
coordinación efectiva entre las
gestoras.
¿Cuáles son las etapas
que se siguen en la
recopilación de la
documentación
necesaria para el
proceso de titulación?
Primero que el estudiante debe estar
culminando todas sus materias de 5
to
nivel
o si es estudiante rezagado tiene que haber
culminado toda su maya curricular, por
cada nivel se pide documentos en total son
36 que deben entregar y los documentos
habilitantes son para estudiantes que están
próximos a graduarse.
La implementación de
requisitos académicos claros y
la solicitud detallada de
documentos para cada nivel
indican un proceso de
graduación organizado y
centrado en la calidad.
¿Cómo se gestiona el
seguimiento en caso de
que falte algún
documento en el
expediente de un
estudiante?
El día que le toca al estudiante entregar el
documento tenemos la siguiente semana
para enviar el informe, se envía reporte al
coordinador de carrera y tiene un día más
para venir a entregar todos los documentos.
El proceso establece un flujo
de trabajo eficiente al
proporcionar un tiempo
específico para que los
estudiantes entreguen los
documentos, seguido por una
semana para la preparación del
informe y la comunicación con
el coordinador de carrera.
¿Qué tipo de software se
emplea para mantener
un control efectivo de la
documentación de los
estudiantes que han
obtenido su titulación?
Solo se usa bajo datos de Excel.
Al usar un programa para el
área de secretaria en donde se
gestione toda la información y
conlleve a una rápida búsqueda
de documentos sería factible.
¿Considera que sería
beneficioso
implementar un método
más eficiente para
agilizar la recepción de
documentos de los
estudiantes titulados?
Si estoy dispuesta a la propuesta que
ustedes tengan y considerar para aplicar
para así optimizar tiempo.
La disposición a considerar
diferentes propuestas sugiere
una capacidad de adaptación,
lo cual es una habilidad valiosa
en el Instituto.
Código Científico Revista de Investigación Vol. 5 – Núm. 1 / Enero – Junio – 2024
975
¿Cuáles son los criterios
utilizados para evaluar
la autenticidad y
completitud de la
documentación
presentada por los
estudiantes en el
proceso de titulación?
No existe una revisión digital, se revisa en
forma manual es por eso y a veces que se
pasa y después vienen las sanciones.
La revisión manual tiene sus
fortalezas, pero también
conlleva riesgos, combinarla
con enfoques automatizados y
aplicar medidas para
minimizar errores puede ser
clave para mejorar la eficiencia
y la precisión del proceso.
¿Existe algún protocolo
específico para la
verificación y
validación de la
documentación de los
estudiantes titulados?
El protocolo que se usa es el checklist, el
que tenemos eso son los 10 documentos que
se recibe habilitantes.
El uso del checklist implica un
enfoque estandarizado para la
revisión de documentos, esto
puede mejorar la consistencia y
la eficiencia del proceso.
¿Cómo se aborda la
gestión de documentos
electrónicos en el
proceso de titulación, y
qué medidas se toman
para garantizar la
seguridad y
confidencialidad de la
información?
Los 10 documentos de titulación solo se
reciben en la secretaría y se archiva, se los
escanea para hacer un archivo digital
porque no hay espacio para más
documentos y se los están enviando a otra
área los documentos ya graduados.
La combinación de la
recepción centralizada, el
escaneo para crear archivos
digitales y la transferencia de
documentos a otra área ofrece
soluciones prácticas para la
gestión de documentos de
titulación, siempre y cuando se
aborden adecuadamente los
desafíos potenciales.
Fuente: Autores
En la última entrevista el proceso de recepción de documentos es definir un calendario
y una carrera por día, las etapas que se siguen es que el estudiante debe estar culminando su
último semestre para su posterior finalización de estudios y en caso de que falte documentación
alguna se informa al coordinador de carrera y se le da un más para que el estudiante entrega la
respectiva documentación.
Mediante Excel se hace el control de la documentación con la implementación de una
propuesta se organizaría mejor el trabajo, ya que la revisión de los documentos de hace de
forma manual y siempre hay errores de revisión el uso del checklist es una forma básica de
hacer un control para la validación de los documentos a receptar de los estudiantes y se debería
implementar un Sistema de Gestión Académica (SGA) para los estudiantes y personal docente
y administrativo del Instituto en el cual ayude a un mejor manejo de la gestión de los
documentos en el proceso de titulación.
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Conclusiones
Se refleja la necesidad imperante de implementar medidas que mejoren la eficiencia y
efectividad en este ámbito crucial de la administración institucional. A partir de las
observaciones y discusiones previas, se pueden extraer varias conclusiones significativas:
Se evidencia que el Instituto Tsáchila actualmente enfrenta desafíos relacionados con
la gestión manual de documentos, lo que resulta en retrasos y una falta de optimización del
tiempo. La dependencia de métodos tradicionales para el archivado y manejo de la información
representa una limitación significativa en un entorno donde la digitalización y la
automatización son cada vez más prevalentes.
Se destaca la importancia de una adecuada gestión documental en el proceso de
titulación de estudiantes. La implementación de un sistema más eficiente, como el propuesto
de asignar responsabilidades específicas a los coordinadores de carrera, puede agilizar
notablemente este proceso y mejorar la experiencia de los estudiantes al reducir tiempos de
espera y evitar posibles pérdidas de documentos.
Se subraya la relevancia de la organización y centralización de la documentación tanto
física como digital. La adopción de un enfoque sistemático y ordenado en el almacenamiento
y acceso a la información es esencial para garantizar su disponibilidad y confiabilidad, así como
para evitar problemas como la duplicación de documentos y la pérdida de información
importante.
Para mejorar el proceso de gestión documental en el contexto de la titulación de
estudiantes, se propone implementar un sistema donde cada coordinación de carrera reciba la
carpeta del estudiante para su graduación. Posteriormente, estas carpetas serían llevadas a la
secretaría, agilizando así el proceso de archivamiento y optimizando el tiempo de los
estudiantes.
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Se reconoce la necesidad de establecer políticas y procedimientos claros en materia de
gestión documental. La implementación de un sistema formal y estructurado no solo facilitará
el manejo de la información, sino que también asegurará el cumplimiento de estándares de
calidad y seguridad en la administración de documentos.
Se resalta la importancia de abordar de manera proactiva y sistemática los desafíos
relacionados con la gestión documental en el Instituto Tsáchila. La implementación de medidas
eficaces en este ámbito no solo mejorará la eficiencia operativa de la institución, sino que
también contribuirá a una experiencia más satisfactoria tanto para estudiantes como para
personal administrativo y docente.
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