Código Científico Revista de Investigación/ V.6/ N. E2/ www.revistacodigocientifico.itslosandes.net
ISSN: 2806-5697
Vol. 6 – Núm. E2 / 2025
pág. 2278
Estudio del uso de big data en la gestión documental digital para
la agencia nacional de tránsito, sede Santo Domingo
Study on the use of big data in digital document management for the
National Transit Agency, Santo Domingo branch
Estudo sobre o uso de big data na gestão documental digital para a Agência
Nacional de Trânsito, sede de Santo Domingo
Almeida Monar Frank Josué1
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
frankalmeidamonar@tsachila.edu.ec
https://orcid.org/0009-0000-5892-5549
Aguilar Becerra Byron Andrés2
Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila
byronaguilar@tsachila.edu.ec
https://orcid.org/0009-0001-3610-6777
DOI / URL: https://doi.org/10.55813/gaea/ccri/v6/nE2/1124
Como citar:
Almeida, F. & Aguilar, B. (2025). Estudio del uso de big data en la gestión documental digital
para la agencia nacional de tránsito, sede Santo Domingo. Código Científico Revista de
Investigación, 6(E2), 2278-2311.
Recibido: 22/06/2025 Aceptado: 24/07/2025 Publicado: 30/09/2025
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pág. 2279
Research Article
Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Resumen
La presente investigación tuvo como objetivo estudiar el uso del Big Data para el análisis de la
gestión de archivos digitales en la Agencia Nacional de Tránsito (ANT), sede Santo Domingo.
A través de una guía de observación y una encuesta aplicada al personal se detectaron avances
como el uso de herramientas digitales básicas (Excel y carpetas en red), pero también
limitaciones significativas. Entre los resultados destaca la ausencia de un sistema estandarizado
de codificación, criterios distintos entre áreas para la organización de archivos y la falta de
periodicidad de actualización, pese a que el personal reconoce el valor de los datos, su uso es
limitado y no sistemático. Como respuesta, se propuso un sistema de codificación alfanumérico
iniciando con los trámites de licencias de conducir, en conjunto con un instructivo interno para
establecer la actualización periódica de los registros, con responsabilidades asignadas,
indicadores de cumplimiento y acciones correctivas. Adicionalmente, se desarrolló un
dashboard operativo basado en los datos institucionales, que permite visualizar información
clave como el flujo de trámites mensuales, tipo de proceso, estado de gestión, distribución por
funcionario y tipos de licencia. En conjunto con la propuesta la intención de fortalecer la
organización, seguridad y aprovechamiento estratégico de los archivos digitales impulsara una
gestión más eficiente, trazable y orientada a resultados dentro de la agencia.
Palabras clave: Big Data, gestión documental, codificación, dashboard operativo
Abstract
The present research aimed to study the use of Big Data for the analysis of digital file
management in the National Transit Agency (ANT), Santo Domingo branch. Through an
observation guide and a survey applied to the staff, advances were identified such as the use of
basic digital tools (Excel and network folders), but also significant limitations. Among the
results, the absence of a standardized coding system, different criteria among departments for
file organization, and the lack of periodic updates stood out. Although the staff recognizes the
value of data, its use remains limited and unsystematic. As a response, an alphanumeric coding
system was proposed, starting with driver’s license procedures, along with an internal guideline
to establish periodic updates of records, with assigned responsibilities, compliance indicators,
and corrective actions. Additionally, an operational dashboard was developed based on
institutional data, enabling the visualization of key information such as monthly procedure
flow, process type, management status, distribution by staff member, and license
types.Together, the proposal seeks to strengthen the organization, security, and strategic use of
digital files, promoting more efficient, traceable, and results-oriented management within the
agency.
Keywords: Big Data, document management, coding, operational dashboard.
Resumo
A presente pesquisa teve como objetivo estudar o uso do Big Data para a análise da gestão de
arquivos digitais na Agência Nacional de Trânsito (ANT), sede de Santo Domingo. Por meio
de um guia de observação e de uma pesquisa aplicada ao pessoal, foram identificados avanços
como o uso de ferramentas digitais básicas (Excel e pastas em rede), mas também limitações
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significativas. Entre os resultados, destacam-se a ausência de um sistema padronizado de
codificação, critérios distintos entre setores para a organização dos arquivos e a falta de
atualização periódica. Embora os funcionários reconheçam o valor dos dados, seu uso
permanece limitado e não sistemático. Como resposta, foi proposto um sistema de codificação
alfanumérico, iniciando com os trâmites de carteiras de motorista, juntamente com uma diretriz
interna para estabelecer a atualização periódica dos registros, com responsabilidades atribuídas,
indicadores de cumprimento e ações corretivas. Além disso, foi desenvolvido um painel
operacional baseado nos dados institucionais, que permite visualizar informações-chave como
o fluxo mensal de trâmites, tipo de processo, status de gestão, distribuição por funcionário e
tipos de carteiras. Em conjunto, a proposta busca fortalecer a organização, a segurança e o
aproveitamento estratégico dos arquivos digitais, promovendo uma gestão mais eficiente,
rastreável e orientada a resultados dentro da agência.
Palavras-chave: Big Data, gestão documental, codificação, painel operacional.
Introducción
La Agencia Nacional de Tránsito (ANT) es una institución estatal que tiene como
misión planificar, regular y controlar el transporte terrestre, el tránsito y la seguridad vial en
Ecuador, promoviendo principios de equidad, inclusión, libre movilidad y desarrollo
sostenible. Su historia se remonta a 1948, con la creación de la Comisión de Tránsito de la
Provincia del Guayas, marcando el inicio de una evolución normativa que culminó con la actual
denominación de ANT en el año 2011, tras la reforma a la Ley Orgánica de Transporte, Tránsito
y Seguridad Vial (Agencia Nacional de Tránsito, 2021).
Como entidad pública de alcance nacional, la ANT gestiona un alto volumen de
información proveniente de usuarios en todo el país. Siendo crucial el análisis de la información
para la toma de decisiones inteligente, en este sentido, la novedad del Big Data, también
conocido como macrodatos, se encuentra en la capacidad de búsqueda y agregación de grandes
cantidades de datos relacionados entre sí (Malvicino & Yoguel, 2016).
La transformación digital y el uso de tecnologías para mejorar la eficiencia
administrativa son parte de los desafíos actuales en la gestión pública. En ese marco, la
administración documental juega un rol clave en la trazabilidad, control y disponibilidad de la
información. La aplicación del Big Data no solo permite recopilar y almacenar grandes
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volúmenes de información, sino también estructurarla, analizarla y utilizarla para optimizar
procesos internos.
En este contexto, la sede de Santo Domingo enfrenta desafíos particulares en el manejo
de su sistema de inventario documental. Por ello, esta investigación busca analizar el papel del
Big Data como herramienta estratégica para optimizar la gestión de inventario, mejorar los
tiempos de búsqueda y entrega de documentos, y, en general, fortalecer la eficiencia en la
atención al usuario.
A través de un enfoque metodológico mixto, se busca diagnosticar el sistema actual de
almacenamiento, identificar oportunidades de mejora e introducir una propuesta que permita
mejorar los tiempos de búsqueda, reducir errores y aumentar la eficiencia del personal.
Metodología
Enfoque de la investigación
La presente investigación tiene un enfoque mixto, combinando elementos cualitativos
y cuantitativos para abordar integralmente la problemática relacionada con la gestión
documental en la ANT, sede Santo Domingo.
Desde el enfoque cualitativo, se realizó la observación directa de la gestión documental
digital mediante informes institucionales, con el fin de comprender de primera mano el
tratamiento de los datos dentro de la institución.
Desde el enfoque cuantitativo, se aplicaron encuestas estructuradas con respuestas de
opción múltiple al personal, con el objetivo de conocer su percepción y los modos de trabajo
en sus funciones. Además, se trabajó con la base de datos obtenida con autorización de la
agencia para el tratamiento y la visualización de la información.
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Tipo de investigación
Investigación documental
Se realiza investigación documental de carácter cualitativo, orientada a la recolección,
selección y análisis de información proveniente de documentos, revistas, libros y otras fuentes.
En este estudio, la investigación documental permitió analizar antecedentes, contexto de la
agencia y aspectos relacionados con Big Data, mediante la identificación, selección y
articulación de información relevante (Reyes-Ruiz & Carmona Alvarado, 2020).
Investigación de campo
Para describir y analizar la situación dentro de la ANT, se realizaron visitas continuas
y presenciales al área de Archivo para recolectar información mediante guías de observación y
encuestas, ajustándose a la realidad observada.
Investigación exploratoria
De acuerdo con Ramos Galarza (2020), la investigación exploratoria se aplica a
fenómenos poco estudiados y permite examinar sus características. En este estudio, mediante
métodos cuantitativos se analizaron frecuencias y características del fenómeno de interés. Así,
la investigación se clasifica como exploratoria, dado que analiza el uso de Big Data para la
gestión documental digital, un tema no abordado previamente en la institución.
Métodos de investigación
Método inductivo
Se aplica el método inductivo, que consiste en la observación de ejemplos específicos
y su generalización a un panorama mayor. En la práctica, se observan eventos con mayor y
menor concurrencia para obtener un panorama general de la situación dentro de la agencia
(Dávila Newman, 2006).
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Alcance de la investigación
El alcance de esta investigación es descriptivo, ya que se centra en observar y detallar
cómo se desarrolla actualmente el proceso de gestión documental en el área de Archivo de la
ANT, identificando características del sistema de inventario, funcionamiento y falencias que
dificultan la organización y recuperación de la información, tanto digital como física.
Además, posee un componente exploratorio, ya que aborda un fenómeno poco
estudiado a nivel institucional y propone un análisis inicial sobre el uso potencial del Big Data
como herramienta de mejora en la administración documental.
Contexto de la investigación
La investigación se desarrolló en las instalaciones de la ANT Santo Domingo durante
el año 2025, en el área de Archivo. Se contó con los permisos correspondientes del director de
la agencia y del personal responsable del área, lo que permitió acceder a la información
necesaria y observar directamente los procesos documentales.
Casos – universo – muestra
El universo de la investigación estuvo conformado por el personal administrativo de la
ANT Santo Domingo involucrado en el manejo, almacenamiento y recuperación de
documentos digitales.
La población estuvo compuesta por 6 funcionarios, incluyendo responsables de área y
encargados de archivo. En este caso, la muestra coincide con la población, aplicándose un
muestreo censal que incluyó a todos los integrantes directamente vinculados con la gestión
documental.
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Muestra
Tabla 1
Muestra
CANTIDAD
5
1
6
Fuente: ANT Santo Domingo. Elaboración propia.
Se utilizó una muestra no probabilística por conveniencia, considerando únicamente a
los funcionarios disponibles y autorizados para colaborar en el periodo de estudio.
Diseño de la investigación
La investigación es transaccional, dado que se observa, recopila y analiza información
de la realidad en un momento específico, sin manipular variables. Se centra en describir y
diagnosticar el estado actual del sistema de inventario del área de Archivo de la ANT, con el
propósito de proponer mejoras.
Procedimiento
Se realizó una revisión bibliográfica sobre gestión documental y Big Data, incluyendo
su aprovechamiento para la mejora en el manejo de documentos. A partir de esta revisión, se
estructuraron las herramientas de recolección de datos: guía de observación, encuestas y
formulación de la base de datos.
Posteriormente, se evaluó la pertinencia y calidad de los instrumentos para su
aprobación institucional. La información se recopiló mediante medios digitales (Formularios
Google) y se analizó utilizando un dashboard operativo, que permitió visualizar
sistemáticamente la información y facilitar la toma de decisiones.
Recolección de datos
Se emplearon técnicas de campo para obtener información directa, confiable y relevante
sobre el manejo y organización de documentos en la ANT Santo Domingo.
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Técnicas de recolección
Observación
Se aplicó observación directa en el área de Archivo para identificar el estado actual de
los documentos digitales, así como los procesos y métodos empleados para su clasificación,
almacenamiento y recuperación.
Encuesta
Se diseñó un cuestionario estructurado con preguntas cerradas dirigido a los
responsables de archivo y gestión documental, con el objetivo de conocer su percepción sobre
el sistema de inventario actual.
Instrumentos de recolección
Guía de observación
Se elaboró inicialmente en Word y posteriormente en Formulario Google, registrando
información sobre organización, frecuencia de actualización, uso de herramientas digitales,
información técnica y metadatos. La observación se realizó en junio de 2025.
Cuestionario estructurado
Diseñado en Formularios Google y distribuido por correo institucional o mensajería
directa, incluyó secciones sobre herramientas digitales, organización y clasificación de
archivos, seguridad y respaldo, capacitación y gestión técnica, y uso de Big Data para análisis
de información. La validez del contenido fue revisada por el tutor académico y el personal
administrativo.
Guía de observación
La guía de observación es el instrumento que permite al investigador situarse de manera
sistemática en aquello que realmente es objeto de estudio para la investigación, además es el
medio que conduce a la recolección y obtención de datos e información de un hecho o
fenómeno (Cortez Quezada & Maira Salcedo, 2019).
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Tabla 2.
Ficha de observación
N°
POSTULADOS
SI
NO
OBSERVACIONES
1
¿El informe presenta un índice o
esquema estructurado?
X
Cada archivo tiene una estructura diferente
al momento de grabarse que depende del
tipo de documento
2
¿Los archivos están ordenados
cronológicamente?
X
Los archivos se guardan cronológicamente
por mes en un mismo archivo digital
3
¿Los nombres de los archivos son
descriptivos y uniformes?
X
Los nombres mantienen una estructura
general al ser nombrados
4
¿Se indica el volumen de documentos
(cantidad)?
X
La cantidad de documentos almacenados
varía por periodo de tiempo, por lo general
depende de la cantidad de documentos que
almacenan de manera física
5
¿Cada documento tiene un código
único?
X
El código con el que se almacena la
información se relaciona con sección
documental, subsección documental, serie
documental, subserie documental, número
de expedientes, fecha de inicio, fecha de fin
de la caja física.
6
¿El informe indica la fecha de creación
o ingreso de los archivos?
X
Sí, es la fecha de registro de documentos
generados hasta ocupar el espacio de la caja
física, el cual, puede variar de uno a seis
meses
7
¿Los registros digitales se actualizan
periódicamente?
X
Los registros se registran una única vez de
forma digital y se revisan en caso de que se
requiera la información
8
¿Se evidencia constancia en la
periodicidad de los registros?
X
Solo cuando el espacio físico de los
archivos se llena es cuando se termina el
respaldo digital para su almacenamiento
9
¿Hay diferencia significativa entre la
fecha del informe y la de los
documentos referidos?
X
Dado que el archivo digital es una copia de
los archivos físicos, se registran al momento
de cerrar la caja física.
10
¿El informe indica que se utilizan hojas
de Excel para organizar los archivos
digitales?
X
Los formatos de los archivos digitales están
estructurados en Excel, en su mayoría.
11
¿Se menciona el uso de otros
programas o plataformas para
organizar archivos digitales?
X
La actualización de los archivos digitales es
a diario
12
¿El informe indica el medio de
almacenamiento de los archivos
digitales?
X
El almacenamiento de la información de
manera digital con USB portátil sin respaldo
de la información en la nube
13
¿El informe indica que existe respaldo
de archivos almacenados en USB u otro
medio portátil?
X
No, el informe no detalla informe sobre el
uso de la nube para el almacenamiento de la
información
14
¿Los archivos digitales incluyen
metadatos como fecha, tipo, autor?
X
La información sobre el tipo de documento
y la persona a cargo de generarlo se
almacena, así como la fecha.
15
¿Se especifica el formato digital de los
archivos (pdf, xlsx, etc)?
X
El tipo de archivo frecuente de
almacenamiento es xlsx
16
¿Los archivos están clasificados por
tipo de trámite o área administrativa?
X
Cada personal de área clasifica los archivos
digitales que generan de acuerdo con el tipo
de documento a cargo.
17
¿El informe incluye observaciones o
comentarios técnicos sobre los
documentos?
X
Solo se almacena la información crucial del
documento especifico por tipo
18
¿El informe menciona controles de
acceso o seguridad digital?
X
No, debido a que la única persona que tiene
el dispositivo USB donde se almacena la
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información digital es la encargada del área
de Archivo
19
¿Se detalla la trazabilidad o historial de
gestión de los archivos?
X
Se lleva el control de las personas que
crearon el archivo digital, fecha y entrega a
la persona de Archivo
Fuente. ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Análisis
Con base en los resultados obtenidos de la guía de observación, se aprecia una
estructura interna que presenta cierto orden cronológico y una codificación general establecida,
sin embargo, no es uniforme entre los tipos de documentos, lo que sugiere que cada área maneja
su propio criterio en cuanto a los detalles de estructura. Cada archivo es organizado de manera
particular, definido por los criterios del personal responsable a cargo, lo que dificulta la
estandarización y homogeneización del proceso documental digital.
En cuanto a la codificación, se muestra una generalización que los diferencia en
conjunto usando elementos como sección documental, número de expediente y fechas
relevantes. Además, los archivos los metadatos básicos incluyen información como fecha de
elaboración, tipo de documento y responsable de su generación, lo que implica un punto a favor
de la trazabilidad de los documentos, pese a que no exista un historial de gestión automatizado.
No obstante, se evidencian debilidades significativas como la ausencia de respaldo en
la nube, el almacenamiento manual y centralizado en dispositivos USB con actualizaciones
poco frecuentes (únicamente cuando se completa el llenado del archivo físico correspondiente).
Este aspecto revela la dependencia directa del almacenamiento físico, lo que genera retrasos
en la digitalización oportuna de la documentación y limita la capacidad de respuesta
institucional ante requerimiento de información inmediata. A esto se suma la ausencia de
observaciones técnicas adicional que contextualicen o añadan información de los documentos
digitalizados que resulten propicios para análisis posteriores o posibles auditorías.
Una preocupación importante es el almacenamiento digital en el dispositivo USB, el
cual no cuenta con respaldo en la nube o en servidores institucionales, lo que implica un riesgo
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en términos de perdida de información (dado que la información debe generarse de nuevo a
partir de los archivos físicos, y en caso de daño de los documentos físicos, implicaría la pérdida
total de estos), accesibilidad limitada y vulnerabilidad frente a fallos físicos o errores humanos.
Otra limitación observada es el uso de una única herramienta tecnológica como Excel para el
respaldo de los archivos.
Resultados
Encuesta
Tiempo en la institución
Tabla 3
Tiempo de trabajo dentro de la institución
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Menos de 1 año
2
33,3%
1 a 3 años
1
16,7%
Más de 3 años
3
50,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados reflejados en la tabla 3 muestran que la mitad de la población encuestada
lleva más de tres años trabajando en la institución, lo que sugiere que sistema actualmente
implementado no ha tenido mayores variaciones en su aplicación. Por otro lado, un 33,3% de
los encuestados lleva menos de un año trabajando; por tanto, una propuesta de mejora podría
representar para este grupo una herramienta de adaptación más sencilla, lo que facilitaría su
aceptación e integración al proceso sin complicaciones.
2. ¿Utiliza medios digitales para organizar o gestionar documentos?
Tabla 4.
Uso de medios digitales la gestión de documentos
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
6
100,0%
No
0
0,0%
Total
6
100,00%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados mostrados en la tabla 4 indican que el 100% de los encuestados confirma
el uso de medios digitales para la gestión de los documentos dentro de la institución. Esto
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demuestra que, pese a las limitaciones identificadas durante la observación, existe una base
digital, lo que puede considerarse como un punto de partida favorable hacia la implementación
de mejoras tecnológicas para la optimización del manejo documental.
3. ¿Qué herramientas digitales utiliza habitualmente para esta tarea?
Tabla 5.
Herramientas digitales usadas
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Microsoft Excel
3
50,0%
Google Drive
1
16,7%
Sistema institucional de gestión
documental
2
33,3%
No utilizo herramientas digitales
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados evidenciados en la tabla 5 indican que la herramienta digital más
utilizada para la gestión documental es Microsoft Excel (50%), lo que confirma lo observado
en los reportes institucionales. El uso de un sistema institucional para la gestión documental,
abarcada por el 33,3% de los encuestados, indica la existencia de una plataforma destinada para
esta tarea, aunque su uso no está completamente generalizado entre el personal. Por último, el
uso de Google Drive (16,7%) sugiere que algunos funcionarios optan por respaldar los
documentos que crean en la nube como iniciativa propia.
4. ¿Dónde se almacenan los documentos digitales que usted gestiona?
Tabla 6.
Lugar de almacenamiento de los documentos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Carpeta compartida en red
4
66,7%
Servidor institucional
0
0,0%
Memoria USB personal
2
33,3%
Correo electrónico
0
0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Según los datos mostrados en la tabla 6, el 66,7% de los encuestados almacena los
documentos digitales en una carpeta compartida en red, lo que indica cierto grado de
accesibilidad colaborativa dentro de las áreas. Sin embargo, llama la atención que ningún
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funcionario declaró usar un servidor institucional para esta tarea, lo cual representa una
debilidad importante en términos de respaldo y seguridad de la información. Por otro lado, un
33,3% señaló que utiliza una memoria USB personal como medio de almacenamiento, lo que
coincide con lo observado en la guía de observación y refuerza la preocupación sobre la
vulnerabilidad de los datos digitales ante pérdidas, daños o acceso no autorizado. El hecho de
que no se emplee el correo electrónico como medio de almacenamiento evidencia que se
priorizan otros formatos más organizados, aunque no necesariamente más seguros.
5. ¿Los documentos digitales que usted maneja están clasificados por tipo de trámite o servicio?
Tabla 7.
Clasificación de los documentos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
6
100,0%
No
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
De acuerdo con los resultados reflejados en la tabla 7, el 100% de los encuestados
afirmó que los documentos digitales que gestionan sí están clasificados por tipo de trámite o
servicio. Este resultado es positivo, ya que demuestra que existe una organización básica en
cuanto a la agrupación de los documentos, lo que facilita su identificación y recuperación. Sin
embargo, esta clasificación, aunque necesaria, no garantiza por sí sola una gestión documental
eficiente si no está acompañada de herramientas tecnológicas adecuadas y criterios
estandarizados entre las distintas áreas de la institución.
6. ¿Utiliza algún tipo de codificación o nomenclatura para nombrar los archivos?
Tabla 8.
Existencia de codificación para nombrar los archivos
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
5
83,3%
No
1
16,7%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
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Como se observa en la tabla 8, el 83,3% de los encuestados indicó que sí utiliza algún
tipo de codificación o nomenclatura para nombrar los archivos digitales, lo cual permite
mantener cierto orden y facilitar la búsqueda de información. No obstante, un 16,7% señaló
que no aplica ningún sistema de codificación, lo que podría generar inconsistencias en el
almacenamiento y recuperación de archivos dentro del flujo institucional. Estos resultados
confirman que, aunque hay una tendencia hacia el uso de estructuras organizadas para nombrar
documentos, todavía persiste la necesidad de unificar criterios entre todo el personal,
especialmente si se espera migrar hacia una gestión documental optimizada y basada en datos.
7. ¿Con qué frecuencia actualiza los archivos digitales que gestiona?
Tabla 9.
Actualización de los archivos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Diario
2
33,3%
Semanal
0
0,0%
Mensual
2
33,3%
Esporádicamente
2
33,3%
No actualiza archivos digitales
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados mostrados por la tabla 9, reflejan que la frecuencia con la que se
actualizan los archivos digitales gestionados por los encuestados varía considerablemente. Un
33,3% señaló realizar esta tarea a diario, mientras que otro 33,3% lo hace mensualmente, y el
mismo porcentaje lo realiza de forma esporádica. Este comportamiento disperso evidencia la
falta de un criterio común o lineamiento institucional respecto a la periodicidad de
actualización, lo que podría generar desfases en la información almacenada y afectar la
oportunidad de respuesta ante solicitudes internas o externas. El hecho de que ningún
funcionario haya indicado no actualizar archivos también confirma que sí existe una práctica
activa de gestión, pero sin una sistematización clara.
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8. ¿Realiza copias de seguridad de los documentos digitales?
Tabla 10.
Copias de seguridad de los documentos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
3
50,0%
No
3
50,0%
No aplica a mi función
0
0,0
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados presentados en la tabla 10 muestran una división equitativa en cuanto a
la realización de copias de seguridad de los documentos digitales. El 50% de los encuestados
afirmó que sí realiza respaldos, mientras que el otro 50% señaló que no lo hace. Esta situación
evidencia una debilidad significativa en la gestión documental digital, ya que la falta de
respaldos representa un riesgo elevado ante posibles pérdidas de información por fallos
técnicos, extravíos o daños en los dispositivos. Si bien la mitad del personal aplica esta práctica,
es necesario establecer un protocolo institucional obligatorio que garantice la seguridad y
conservación de los archivos digitales, más aún si estos se almacenan en dispositivos externos
como memorias USB.
9. ¿Conoce si existe respaldo institucional de los archivos digitales?
Tabla 11.
Respaldo institucional de los archivos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
5
83,3%
No
1
16,7%
No estoy seguro
0
0,0
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo
Elaboración propia.
Según los datos mostrados en la tabla 11, el 83,3% de los encuestados manifestó que sí
tiene conocimiento de la existencia de un respaldo institucional para los archivos digitales,
mientras que un 16,7% indicó que no está al tanto de esta práctica. Este resultado puede
interpretarse de dos maneras: por un lado, refleja que hay un esfuerzo institucional por
mantener respaldos, lo cual es positivo; sin embargo, también pone en evidencia una posible
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falta de comunicación o de socialización clara sobre los protocolos internos de respaldo digital.
La percepción dividida entre los funcionarios podría deberse a que el respaldo no está
estandarizado o no es accesible para todos, lo cual representa un punto a mejorar dentro del
proceso de gestión documental.
10. ¿Los documentos que gestiona tienen acceso restringido?
Tabla 12.
Gestión de acceso a los archivos
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
4
66,7%
No
2
33,3%
No aplica
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
La información mostrada en la tabla 12 muestra que el 66,7% de los encuestados indicó
que los documentos que gestiona tienen acceso restringido, mientras que el 33,3% señaló que
no existe tal restricción. Esto sugiere que, si bien una parte del personal aplica ciertos controles
sobre el acceso a los archivos digitales, no existe un mecanismo uniforme o institucionalizado
que garantice la confidencialidad de la información en todos los casos. La gestión de acceso
parece depender de criterios personales o del área, lo cual deja abierta la posibilidad de que
documentos sensibles puedan ser consultados o manipulados sin control. Este aspecto es
fundamental al momento de proponer mejoras, ya que un sistema de gestión documental
moderno debe considerar protocolos de seguridad y niveles de acceso diferenciados según el
tipo de información.
11. ¿Ha recibido capacitación institucional sobre herramientas digitales para manejo de
archivos?
Tabla 13.
Capacitación sobre herramientas digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
5
83,3%
No
1
16,7%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo
Código Científico Revista de Investigación/ V.6/ N. E2/ www.revistacodigocientifico.itslosandes.net
pág. 2294
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Los resultados reflejados en la tabla 13 indican que el 83,3% del personal encuestado
ha recibido capacitación institucional sobre herramientas digitales para el manejo de archivos,
mientras que el 16,7% restante no ha tenido acceso a este tipo de formación. Este resultado es
positivo, ya que muestra un esfuerzo por parte de la institución para fortalecer las competencias
digitales del personal. No obstante, el hecho de que aún exista un porcentaje sin capacitación
evidencia que aún hay margen para mejorar en términos de cobertura y actualización,
especialmente si se considera que las herramientas tecnológicas evolucionan constantemente y
su correcto uso influye directamente en la eficiencia del proceso documental.
12. ¿Considera que necesita más capacitación en gestión digital de documentos?
Tabla 14.
Aceptación de capacitación en gestión digital
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
6
100,0%
No
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Tal como se muestra en la tabla 14, el 100% de los encuestados expresó que sí considera
necesario recibir más capacitación en gestión digital de documentos. Este resultado deja en
evidencia una disposición general del personal a fortalecer sus conocimientos en esta área, lo
cual representa una oportunidad clave para implementar procesos de mejora. A pesar de que
en la pregunta anterior la mayoría indicó haber recibido capacitación, este nuevo dato sugiere
que las necesidades formativas no han sido completamente cubiertas, o que los cambios
tecnológicos y las exigencias del entorno institucional requieren una actualización constante.
13. ¿Existe una persona o equipo encargado específicamente de gestionar los archivos
digitales?
Tabla 15.
Encargado de gestionar los archivos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
4
66,7%
No
2
33,3%
No sé
0
0,0
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
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pág. 2295
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Según los resultados de la tabla 15, el 66,7% de los encuestados indicó que existe una
persona o equipo encargado específicamente de gestionar los archivos digitales, mientras que
un 33,3% manifestó que no. Esta diferencia refleja una posible falta de claridad o formalización
en la asignación de responsabilidades dentro de la institución, lo cual podría afectar la
consistencia y eficiencia en el manejo documental. La existencia de un equipo o responsable
definido es fundamental para asegurar que los procesos de almacenamiento, actualización y
seguridad se realicen con continuidad y bajo protocolos establecidos.
14. ¿Con qué frecuencia considera que se generan nuevos datos/documentos digitales en
su área?
Tabla 16.
Frecuencia de generación de nuevos documentos digitales
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Diario
4
66,7%
Semanal
1
16,7%
Mensual
0
0,0%
Esporádicamente
1
16,7%
No lo sé
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Siguiendo los resultados presentados en la tabla 16, el 66,7% de los encuestados
considera que la generación de nuevos datos o documentos digitales en su área ocurre de forma
diaria. Un 16,7% indica que la producción es semanal, mientras que otro 16,7% la califica
como esporádica. Estos datos reflejan una dinámica constante de creación de información
digital en la institución, lo cual refuerza la importancia de contar con un sistema de gestión
documental eficiente y actualizado que permita manejar el volumen creciente de documentos
y facilite su acceso oportuno.
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pág. 2296
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15. ¿Existe algún tipo de análisis sobre los datos digitales generados (volumen, tipo de
trámite, tiempos, frecuencias)?
Tabla 17.
Consideración sobre si se realizan análisis de los datos generados
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí, regularmente
1
16,7%
Sí, de forma ocasional
4
66,7%
No
1
16,7%
No estoy seguro / No sé
0
0,0%
Total
46
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados mostrados en la tabla 17 indican que, aunque solo un 16,7% de los
encuestados realiza análisis sobre los datos digitales generados de forma regular, la mayoría
(66,7%) lo hace de manera ocasional. Por otro lado, un 16,7% no realiza ningún tipo de análisis.
Esto revela que, si bien existe cierta conciencia sobre la importancia de examinar aspectos
como el volumen, tipo de trámite, tiempos y frecuencias, la práctica no está sistematizada ni
incorporada plenamente en los procesos institucionales. La falta de un análisis continuo limita
el aprovechamiento efectivo de la información digital para la toma de decisiones y mejora de
los procedimientos.
16. ¿Considera que la institución aprovecha adecuadamente los datos que genera (por
volumen, frecuencia, tipo de trámite)?
Tabla 18.
Consideraciones sobre el aprovechamiento de los datos generados
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
0
0,0%
En parte
3
50,0%
No
2
33,3%
No sabe / No responde
1
16,7%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados de la tabla 18 muestran que ninguno de los encuestados considera que
la institución aprovecha adecuadamente los datos que genera en cuanto a volumen, frecuencia
y tipo de trámite. Solo el 50% opina que el aprovechamiento es parcial, mientras que un 33,3%
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considera que no se aprovechan en absoluto, y un 16,7% no respondió o desconoce la situación.
Estos resultados reflejan una percepción crítica respecto al uso actual de la información digital,
lo que reafirma la necesidad de implementar mejoras que permitan explotar mejor estos datos
para la toma de decisiones, planificación y optimización de procesos dentro de la institución.
17. ¿Quién accede o utiliza los datos generados en su área digital?
Tabla 19.
Acceso a los datos generados de forma digital
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Usted mismo
3
50,0%
Jefatura inmediata
1
16,7%
No se realiza uso especifico
1
16,7%
No sabe / No aplica
1
16,7%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados de la tabla 19 muestran que el 50% de los encuestados utiliza
personalmente los datos digitales generados en su área, mientras que un 16,7% indica que el
acceso corresponde a la jefatura inmediata. Un porcentaje similar (16,7%) señala que no se
realiza un uso específico de los datos generados, y otro 16,7% no sabe o considera que no
aplica. Esta diversidad en las respuestas refleja una falta de definición clara sobre quién debe
acceder y aprovechar la información digital, lo que puede limitar el uso estratégico de los datos
para la mejora de los procesos internos.
18. ¿Considera que se podrían tomar mejores decisiones institucionales si se analizara
más profundamente la información que ya existe digitalmente?
Tabla 20.
Consideraciones sobre la toma de decisiones basado en el análisis de datos
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
Sí
6
100,0%
No
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
Los resultados presentados en la tabla 20 muestran que el 100% de los encuestados
considera que se podrían tomar mejores decisiones institucionales si se analizara más
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profundamente la información digital existente. Este consenso unánime evidencia una
percepción clara sobre el potencial aún no aprovechado de los datos generados por la
institución, y refuerza la importancia de implementar mecanismos y herramientas que permitan
un análisis más profundo y sistemático para apoyar la gestión y la planificación institucional.
19. En una escala del 1 al 5, ¿cómo calificaría el nivel de organización del archivo digital
en su área?
Tabla 21.
Calificación personal sobre la organización general del archivo digital
Respuesta
Frecuencia
Porcentaje
1
0
0,0%
2
1
16,7%
3
2
33,3%
4
3
50%
5
0
0,0%
Total
6
100,0%
Fuente: ANT, sede Santo Domingo. Elaboración propia.
De acuerdo con los resultados mostrados por la tabla 21, las calificaciones otorgadas
por los encuestados sobre el nivel de organización del archivo digital en sus áreas se concentran
principalmente en los valores medios y altos. Un 50% asignó una calificación de 4, mientras
que un 33,3% optó por el nivel 3 y un 16,7% eligió 2. No se registraron puntuaciones extremas
ni máximas (1 ni 5). Estos resultados sugieren que, aunque la mayoría considera que la
organización es buena, todavía existe percepción de oportunidad para mejorar y alcanzar
niveles óptimos de gestión documental digital.
Análisis sobre la incidencia del Big Data
A partir de los resultados obtenidos mediane la encuesta, se evidenció la situación
actual del proceso de gestión documental digital en la ANT – Sede Santo Domingo y el grado
de preparación institucional para aplicar herramientas de análisis de datos como el Big Data.
Las preguntas 2, 3, 4 y 6 (¿realiza almacenamiento digital?, ¿qué herramienta digital
utiliza?, ¿existe un formato o estructura definida?, ¿los archivos digitales cuentan con algún
tipo de codificación?) muestran que, aunque se cuenta con una base digital apoyada en
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herramientas como Excel y carpetas compartidas, la organización varía por área, sin una
codificación estandarizada. Esta fragmentación limita la eficiencia y dificulta la
interoperabilidad entre departamentos. Además, según las preguntas 7 y 8 (sobre la frecuencia
de actualización y un sistema de respaldo para los archivos digitales), indican que la
actualización de los archivos digitales es irregular y solo la mitad del personal realiza respaldos
periódicos, lo cual representa un riesgo para la integridad y continuidad del archivo digital.
Respecto al enfoque del Big Data, las preguntas 15, 16 y 18 (¿en su área se realiza
análisis de los datos?, ¿considera que la institución aprovecha los datos generados?, ¿considera
que se podrían tomar mejores decisiones institucionales?) evidencian una importante brecha
entre la percepción y la práctica: el 100% del personal considera que el análisis de datos podría
mejorar la toma de decisiones, pero solo un 16,7% lo aplica regularmente. Esto sugiere que,
aunque existe una comprensión general de su valor, aún no se han implementado mecanismos
formales ni sistemáticos para aprovecharlo. No obstante, las preguntas 11 y 12 (¿ha recibido
capacitación adicional para mejorar la gestión digital?, ¿considera necesaria una capacitación
adicional para ello?) demuestran alta disposición institucional para recibir capacitación en estas
herramientas, lo que representa una oportunidad clave.
En este contexto, se identifica la necesidad de incorporar herramientas operativas que
transformen la información existente en conocimiento estratégico. El uso de indicadores,
gráficos y dashboard permitiría a la institución visualizar en tiempo real el flujo de trámites,
detectar cuellos de botella y priorizar acciones, alineando así la gestión documental con los
principios del análisis de datos aplicados al sector público.
Estrategia de gestión documental.
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Propuesta de Sistema de Codificación Digital y Dashboard en la Agencia Nacional de
Tránsito Sede Santo Domingo.
Introducción
La gestión documental digital en la Agencia Nacional de Tránsito (ANT) – Sede Santo
Domingo presenta avances significativos, entre los que destacan la clasificación por tipo de
trámite, el uso de códigos únicos para nombrar archivos y la existencia de una base digital
provisional sustentada en herramientas como Excel y carpetas compartidas en red. Sin
embargo, el diagnóstico realizado mediante guía de observación, encuesta y análisis
exploratorio de la base de datos evidenció limitaciones que afectan la seguridad, actualización,
respaldo y aprovechamiento integral de la información.
Ante este escenario, se plantea la implementación de un sistema de codificación
estandarizada complementado con un dashboard operativo que facilite la consulta dinámica de
datos y fortalezca la toma de decisiones estratégicas. Esta propuesta se fundamenta en
tecnologías accesibles y en la capacitación continua del personal, en concordancia con los
lineamientos de mejora institucional.
Objetivo
Diseñar e implementar un sistema de codificación integral y una herramienta de
visualización dinámica (dashboard) que garanticen la actualización permanente, seguridad,
trazabilidad y respaldo de los documentos digitales, optimizando su acceso para la toma de
decisiones estratégicas en la ANT – Santo Domingo.
Finalidad
Contribuir al fortalecimiento de la gestión institucional de la ANT – Sede Santo
Domingo mediante el aprovechamiento eficiente de la información documental digital,
fomentando una cultura organizacional basada en datos, transparencia y eficiencia operativa.
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pág. 2301
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Alcance
El modelo se implementará inicialmente en la gestión documental de licencias de
conducir, definiendo criterios de estructuración y análisis visual que posteriormente podrán
replicarse en otros procesos de la institución.
Responsables
La aplicación de la propuesta corresponde principalmente al Área de Archivo, en
coordinación con Tecnologías de la Información y la Dirección de la Agencia. Asimismo, cada
área administrativa deberá garantizar el cumplimiento de la codificación y el uso responsable
del dashboard como herramienta de consulta y control operativo.
Desarrollo
Modelo de estandarización documental para licencias de conducir
Para mejorar el acceso, control y trazabilidad de la documentación vinculada con
licencias de conducir, se propone un instructivo de codificación y nomenclatura uniforme. Este
permitirá identificar de manera única cada documento digital y, a su vez, facilitará la
correspondencia con el archivo físico (sobres, carpetas y cajas).
Componentes del código propuesto:
Tabla 24.
Detalle de los componentes
Componente
Código
Significado
Tipo de licencia
A, B, C, D, E, F, G
Categoría de licencia según normativa ANT
Profesional
0,1
0 = No profesional
1 = Profesional
Número correlativo
único
0001
Correspondiente al número de trámite único
para cada documento
Fecha de expedición
0625
Dos dígitos relacionados con el mes y año de
expedición de documento
Ejemplo de codificación (modelo): A-0-001052-0625. Documento correspondiente a licencia de conducir tipo A
tipo no profesional con número de trámite 1052 fechado en junio de 2025.
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Punto de emisión del código (flujograma)
Fomentación de la actualización periódica de los registros digitales
Se recomienda la emisión de un instructivo o resolución interna que establezca la
frecuencia mínima de actualización de los documentos digitales, con una periodicidad sugerida
de cuatro meses, de acuerdo con el volumen de datos gestionados.
Este instructivo se apoyará en la normativa legal vigente sobre gestión documental en
el sector público ecuatoriano, incluyendo el Acuerdo Ministerial Nro. SENRES-2005-000051,
que regula el Sistema Nacional de Archivos, así como otras directrices emitidas por el Archivo
Nacional y entidades competentes.
Se recomienda la adopción de un instructivo interno de actualización, con una
frecuencia mínima de cuatro meses. Este documento normativo, enmarcado en el Acuerdo
Ministerial Nro. SENRES-2005-000051 y otras directrices del Archivo Nacional, deberá:
✔ Verificar vigencia, legibilidad y calidad de los documentos.
✔ Validar metadatos y codificación.
✔ Corregir inconsistencias o reemplazar versiones preliminares.
✔ Registrar las actualizaciones en el sistema.
✔ Generar reportes de cumplimiento periódicos.
Recepción del
trámite
Revisión de
requisitos
Emisión del
documento
Digitalización o
carga
Asignación del
código digital
según la estructura
Almacenamiento
digital / físico
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Un indicador de actualización periódica permitirá medir la eficiencia del sistema, con
niveles de cumplimiento categorizados en excelente, aceptable, regular o deficiente,
acompañados de acciones correctivas específicas.
A continuación, se presentan las gráficas diseñadas para el Dashboard operativo para
la Agencia la cantidad de datos gestionados durante el presente año 2025 corresponde a un total
de 1859 datos.
Figura 1.
Flujo de trámites por mes
Nota. La segmentación de los datos dentro del Dashboard incluye el tipo de licencia y estado del proceso. La
información mostrada corresponde al año 2025. Elaboración propia con información autorizada y proporcionada
por la ANT.
Según la información proporcionada el mes con mayor flujo de trámites realizados fue
el pasado junio 2025 con un total 802 de los trámites procesados correspondiente a un 43,14%,
siendo los meses con menor flujo los de enero y febrero donde se procesaron 31 trámites
correspondiente al 1,67% en ambos casos. Esto indica que a mediados del año es donde se
generan mayor cantidad de trámites. Según cambiemos la segmentación, los meses con mayor
solicitud de licencias recayeron sobre febrero y junio.
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Trámites 31 31 66 340 589 802
% Trámites 1,67% 1,67% 3,55% 18,29% 31,68% 43,14%
1,67% 1,67% 3,55%
18,29%
31,68%
43,14%
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
40,00%
45,00%
50,00%
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
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Figura 2.
Flujo de trámites por proceso
Nota. La segmentación de los datos dentro del Dashboard incluye la visualización por mes. La información
mostrada corresponde al total de datos gestionados durante el año 2025. Elaboración propia con información
autorizada y proporcionada por la ANT.
La mayor cantidad de trámites realizados durante el año 2025 fue la renovación de
licencias cuyo valor corresponde a 1056 datos que corresponde al 56,80% de los trámites
procesados, después le sigue la emisión de licencias por primera vez con el 38,46% (715) y
finalmente, el duplicado o reimpresión de licencia con el 4,73% (88), lo que sugiere que una
pérdida del documento habilitante por parte de los usuarios, ya sea por daños o robos de la
información.
Figura 3.
Flujo de trámites según su estado
Nota. La segmentación de los datos dentro del Dashboard incluye la visualización por mes. La información
mostrada corresponde al total de trámites gestionados durante el año 2025. Elaboración propia con información
autorizada y proporcionada por la ANT.
88
715
1056
4,73%
38,46%
56,80%
0 200 400 600 800 1000 1200
DUPLICADO O REIMPRESIÓN
DE LICENCIA
EMISIÓN DE LICENCIA POR
PRIMERA VEZ
RENOVACIÓN DE LICENCIA
DUPLICADO O
REIMPRESIÓN DE
LICENCIA
EMISIÓN DE
LICENCIA POR
PRIMERA VEZ
RENOVACIÓN DE
LICENCIA
% Trámites 4,73% 38,46% 56,80%
Trámites 88 715 1056
1831
18
7
3
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000
FINALIZADO
EN EVALUACIÓN
GENERACIÓN T.H.
SOLICITADO
FINALIZADO EN EVALUACIÓN GENERACIÓN
T.H. SOLICITADO
Trámite 1831 18 7 3
% Trámite 98,49% 0,97% 0,38% 0,16%
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
De acuerdo con el informe el estado de los trámites fue finalizado en un 98,49% de los
casos, seguido por el estado de evaluación con un 0,97% el cual sugiere que el trámite se está
procesando. A continuación, el 0,38% de los casos se encuentra en generación (elaboración
física del documento) y finalmente, el 0,16% de los casos se encuentra en la primera fase del
proceso, es decir, recién se ha solicitado el trámite de la licencia de conducir.
Figura 4.
Flujo de tipo de licencias de conducir por funcionario
Nota. La segmentación de los datos dentro del Dashboard incluye la visualización por cada funcionario e incluye
también el estado del trámite que cada uno llevó a cabo. La información mostrada corresponde al año 2025 y solo
se muestra los datos del funcionario 1. Elaboración propia con información autorizada y proporcionada por la
ANT.
Durante el año 2025, el funcionario 1 procesó un total de 475 trámites, de los cuales la
mayoría correspondió a licencias tipo B, con 249 registros que representan el 52,42% del total
atendido. En segundo lugar, se encuentran las licencias tipo A con 86 trámites, equivalentes al
18,11%. Posteriormente, se observa la atención de 68 trámites para licencias tipo C, lo cual
representa un 14,32%.
Las licencias tipo E representaron el 10,53% del total, mientras que las de tipo D
alcanzaron un 3,37%. Finalmente, las licencias tipo G y F fueron las menos tramitadas, con
solo 4 (0,84%) y 2 (0,42%) registros respectivamente.
A B C D E F G
FUNCIONARIO 1 - Trámite 86 249 68 16 50 2 4
FUNCIONARIO 1 - % Trámite 18,11% 52,42% 14,32% 3,37% 10,53% 0,42% 0,84%
18,11%
52,42%
14,32%
3,37%
10,53%
0,42% 0,84%
0
50
100
150
200
250
300
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pág. 2306
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Esto refleja que más de la mitad de la carga operativa del funcionario 1 estuvo enfocada
en licencias tipo B, lo que podría estar relacionado con la alta demanda de este tipo de licencia
dentro de la población. A su vez, la baja frecuencia en licencias tipo F y G indica una menor
solicitud o necesidad de este tipo de documentos en el periodo evaluado. Este análisis se puede
realizar por cada de funcionario cambiando la segmentación de los datos.
Figura 5.
Flujo de trámites procesados por cada funcionario
Nota. La segmentación de los datos dentro del Dashboard incluye la visualización por cada mes, lo que implica
que se puede apreciar la carga laboral de cada funcionario. La información mostrada corresponde al año 2025, los
nombres de cada funcionario (usuario) fueron omitidos para preservar la privacidad de los datos. Elaboración
propia con información autorizada y proporcionada por la ANT.
Con base en la información procesada durante el año 2025, el funcionario que gestionó
la mayor cantidad de trámites fue el funcionario 2, con un total de 720 trámites, lo que
representa aproximadamente el 38,72% del total general. Le sigue el funcionario 3 con 664
trámites, equivalentes al 35,71%. Finalmente, el funcionario 1 registró 475 trámites,
correspondientes al 25,56% del total.
Estos resultados evidencian una distribución operativa en la que el funcionario 2
concentra la mayor carga de trabajo, lo que podría estar relacionado con la asignación de tipos
de trámites de mayor frecuencia o una mayor disponibilidad operativa. Esta información resulta
475
25%
720
39%
664
36%
FUNCIONARIO 1 FUNCIONARIO 2 FUNCIONARIO 3
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
útil para identificar cargas de trabajo desiguales y valorar una posible redistribución de
funciones para garantizar mayor equidad y eficiencia en el procesamiento documental.
Figura 6.
Flujo de trámites por tipo de licencia
Nota. La segmentación de los datos dentro del Dashboard incluye la visualización por cada mes, lo que implica
que se puede apreciar la carga laboral de cada funcionario. La información mostrada corresponde al año 2025, los
nombres de cada funcionario (usuario) fueron omitidos para preservar la privacidad de los datos. Elaboración
propia con información autorizada y proporcionada por la ANT.
Según los datos obtenidos, la mayoría de los trámites procesados durante el año 2025
correspondieron a licencias tipo B, con un total de 955 trámites, lo que representa el 51,37%
del total general. Le siguen las licencias tipo A con 338 trámites (18,18%) y tipo C con 256
trámites (13,77%). También se registraron 240 trámites correspondientes a licencias tipo E, lo
que equivale al 12,91%.
En contraste, los tipos de licencia con menor incidencia fueron la A1 con apenas 1
trámite (0,05%), la licencia tipo F con 5 trámites (0,27%) y la licencia tipo G con 8 trámites
(0,43%), evidenciando una baja demanda en estas categorías.
338
1
955
256
56
240
5
8
18,18%
0,05%
51,37%
13,77%
3,01%
12,91%
0,27%
0,43%
0100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000
A
A1
B
C
D
E
F
G
AA1 B C D E F G
% Trámites 18,18% 0,05% 51,37% 13,77% 3,01% 12,91% 0,27% 0,43%
Trámites 338 1955 256 56 240 5 8
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Volumen 6, Número Especial 2, 2025
Estos resultados permiten identificar los tipos de licencias con mayor frecuencia de
tramitación, siendo útil para orientar recursos y personal hacia aquellas áreas con mayor
volumen de gestión, así como evaluar el comportamiento de la demanda institucional para fines
de planificación operativa.
Discusión
Los resultados muestran que la gestión documental en la institución es eficiente en
procesos como el registro y la emisión de licencias, lo que coincide con Moyano Collado
(2015), al resaltar la documentación como base de transparencia. Sin embargo, la adopción de
Big Data aún es limitada, en línea con Barragán (2022), quien señala que en Ecuador la
capacitación y la cultura organizacional son factores que frenan la transformación digital.
El análisis del dashboard confirma que las renovaciones concentran la mayor carga
documental, lo que respalda a Aparisi (2020) y a la ANT (2021), validando la hipótesis de que
los trámites recurrentes representan el principal desafío. Aunque Aguilar (2016) y Camargo-
Vega et al. (2015) destacan el potencial del Big Data en la gestión pública, los resultados
evidencian que su aplicación práctica sigue siendo incipiente.
Conclusión
✓ El diagnóstico realizado en la Agencia Nacional de Tránsito – Sede Santo Domingo
permitió constatar que, si bien existen avances en el uso de herramientas digitales
básicas como Excel y carpetas compartidas, persisten limitaciones importantes en la
estandarización, seguridad y respaldo de la información. La falta de un sistema
unificado de codificación continúa siendo la principal debilidad, pues dificulta la
búsqueda eficiente en un entorno con altos volúmenes de documentos, a lo que se suma
el uso de dispositivos portátiles que exponen la información a pérdidas o fallos.
✓ En cuanto a la percepción del personal, la encuesta reflejó una valoración positiva hacia
la gestión documental digital y un reconocimiento del potencial del análisis de datos
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para mejorar la toma de decisiones. No obstante, el uso de herramientas asociadas al
Big Data sigue siendo esporádico y fragmentado, lo que evidencia una brecha entre la
disposición de los funcionarios y la aplicación práctica de estas tecnologías. Este
resultado confirma la necesidad de introducir progresivamente mecanismos
tecnológicos que permitan pasar de una gestión manual a una gestión basada en datos.
✓ Las estrategias planteadas en este estudio demuestran que es posible avanzar hacia un
modelo de gestión documental más eficiente. La creación de un sistema de codificación
alfanumérico y la implementación de un dashboard en Excel permitieron organizar y
visualizar de manera clara indicadores clave como el flujo de trámites, los tipos de
licencias más solicitados y el estado de los procesos. Estos resultados validan la utilidad
de herramientas accesibles para fortalecer la trazabilidad y el control interno.
Finalmente, se recomienda institucionalizar estas prácticas mediante su inclusión en el
Manual de Procedimientos y respaldarlas con programas de capacitación continua, de
modo que se garantice su sostenibilidad y evolución hacia un modelo de gestión
documental apoyado en Big Data.
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